2. 1 Introducción a la Administración de Empresas






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Módulo 2

Administración

1

Módulo 2

Administración

Objetivo general del módulo.

Al finalizar el módulo el participante será capaz de identificar las habilidades de un

consultor PYME, para poder aplicar un diagnóstico y proponer propuestas de mejora

a la empresa que atienda.

2. Administración

2.1 Introducción a la Administración de Empresas .................... 4

2.1.1Definición de Administración ..................................................... 4

2.1.2 El proceso administrativo.......................................................... 5

2.1.3 ¿Qué hacen los administradores?............................................ 5

2.1.4 Desempeño gerencial y organizacional .................................. 6

2.1.5 Eficiencia y Eficacia ................................................................ 6

2.1.6 Atributos de compañías con una excelente administración.... 7

2.1.7 Tipos de gerentes ..................................................................... 8

2.1.8 Destrezas gerenciales ........................................................... 8

2.1.9 Tipos de Empresas y su Clasificación.................................... 11

2.2 Evolución de la teoría administrativa ................................... 16

2.2.1 Teóricos clásicos de la administración ................................... 16

2.2.2 Escuela de la ciencia del comportamiento ............................. 17

2.2.3 Escuela cuantitativa................................................................ 19

2.2.4 Evolución de la teoría de la administración............................ 20

2.2.5 Tipos de Administración ......................................................... 21

2.2.5.1 Administración por Resultados............................................................. 21

2.2.5.2 Reglas para fijar objetivos .................................................................... 22

2.2.5.3 La Administración Internacional............................................................ 24

2.2.5.4 La Administración comparativa............................................................. 25

2.2.5.5 Administración en la tecnología............................................................ 25

2.2.5.6 Administración de la Estrategia. ........................................................... 26

2.2.5.7 Administración de la Producción y de Operaciones. ............................ 26


2

2.3 Planeación ............................................................................... 27

2.3.1 ¿Cómo hacer eficaz una Planeación?.................................... 27

2.3.2 Planeación y el proceso administrativo. ................................. 27

2.3.2.1 Planeación estratégica ........................................................ 27

2.3.3 Objetivos, programas y procedimientos ................................. 35

2.3.3.1 Tipos de Planes.................................................................................... 35

2.3.3.2 Programas............................................................................................ 35

2.3.3.3 Proyectos ............................................................................................. 35

2.3.3.4 Presupuestos ....................................................................................... 36

2.3.3.5 Planes permanentes............................................................................. 36

2.3.3.6 Políticas. .............................................................................................. 36

2.3.3.7 Mejora Continua .................................................................................. 36

2.3.3.8 Procedimiento estándar........................................................................ 37

2.3.3.9 Reglas .................................................................................................. 37

2.3.4 Nexo entre la planeación y el control ..................................... 38

2.3.5 Superación de las barreras para una planificación eficaz ..... 38

2.3.6 Planes de Negocios................................................................ 39

2.3.6.1 Definición.............................................................................................. 39

2.3.6.2 Objetivo del plan de negocios .............................................................. 40

2.3.6.3 Duración ............................................................................................... 41

2.3.6.4 Estructuración de un plan de negocios................................................. 41

2.3.6.5 ¿Cómo presentar el plan de negocios?................................................ 47

2.4 La Organización y la Toma de Decisiones ......................... 47

2.4.1 La Organización...................................................................... 47

2.4.1.1 Elementos de la organización .............................................................. 48

2.4.2 La importancia de organizar ................................................... 49

2.4.3 División del trabajo y departamentalización .......................... 49

2.4.3.1 División del trabajo. .............................................................................. 49

2.4.3.2 Departamentalización .......................................................................... 49

2.4.4 Organización y estructura organizacional ............................. 55

2.4.4.1 La Estructura Organizacional ............................................................... 55

2.4.4.2 Principios de una organización............................................................. 56


3

2.5 Dirección................................................................................... 57

2.5.1 Tipos de Autoridad.................................................................. 57

2.5.2 Comunicación ......................................................................... 59

2.5.2.1 Proceso de la Comunicación................................................................ 60

2.5.3 Supervisión ............................................................................. 60

2.5.4 Delegación .............................................................................. 61

2.5.5 Descentralización.................................................................... 64

2.5.6 Liderazgo ................................................................................ 65

2.5.6.1 Estilo de Liderazgo............................................................................... 66

2.6 Control y Evaluación ............................................................... 66

2.6.1 Control eficaz .......................................................................... 66

2.6.1.1 Pasos del proceso de control .............................................. 68

2.6.2 Tipos de Métodos de Control ................................................. 69

2.6.3 Diseño del proceso de control ................................................ 70

2.6.3.1 Consideraciones fundamentales al establecer un sistema de control .. 71

2.6.4 Administración por excepción................................................. 73

2.7 Balance Scorecard................................................................... 74

2.7.1 Ejemplo de BSC...................................................................... 77

Bibliografía ...................................................................................... 79

Módulo 2

Administración

2.1 Introducción a la Administración de Empresas

2.1.1 Definición de Administración

¿Es la administración un arte o una ciencia?

Por una parte, la administración cumple con los requisitos de una disciplina por haber sido estudiada durante cierto tiempo y estar organizada en una serie de teorías. Según Luther Gullick, ésta disciplina llegaría a ser una verdadera ciencia cuando la teoría pudiera guiar a los gerentes indicándoles qué hacer en una situación particular y permitiéndoles predecir las consecuencias de sus acciones.

Boetinger sostiene que la administración es un arte, una manera de poner orden en el caos, y del mismo modo que el talento artístico puede cultivarse por medio de la educación.
Definiciones:

Disciplina: La capacidad de actuar ordenada y perseverantemente para

conseguir un bien.

Ciencia: Conocimiento sistematizado, elaborado mediante observaciones,

razonamientos y pruebas metódicamente organizadas.

Arte: Es la aplicación de la habilidad y del gusto a la producción de una obra

según principios estéticos.

Técnica: Conjunto de procedimientos de un arte o ciencia.

De acuerdo al autor no se ha llegado a una conclusión de en qué área incurre la

administración.

Como administración podemos mencionar que es el: “Proceso de conseguir que las cosas se realicen por medio de la planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal, dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un contexto en el cual la persona se pueda desempeñar

entusiastamente en conjunto con otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y

eficiencia y lograr así fines determinados”.
2.1.2 El proceso administrativo

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar esfuerzos de los empleados de

una organización y de aplicar recursos para alcanzar las metas, en el proceso

administrativo se consideran las siguientes etapas:

Planeación: ¿Qué se va hacer? Implica que los administradores proyectan de

antemano sus metas y acciones, las cuales se basan en algún método, plan o

lógica.

Organización: ¿Cómo lo vamos hacer? Significa que los administradores

coordinan los recursos materiales y humanos de la organización. La eficacia

de una empresa depende de su capacidad de ordenar los recursos para lograr

las metas. Cuanto más integrado y coordinado esté el trabajo de una

organización, más eficaz será.

Dirección: Ver que se haga. Describe cómo los administradores dirigen e

influencian a los subordinados haciendo que otros efectúen las tareas

esenciales.

Control: Ver cómo se está haciendo. El control significa el asegurar que la

organización siga la dirección correcta en la obtención de metas. Si alguna

parte de la organización se ha desviado, los administradores tratan de

averiguar por qué y arreglas las cosas. El control está basado en la medición,

“Si no lo puedes medir no lo puedes controlar”

2.1.3 ¿Qué hacen los administradores?

Un administrador (Gerente) es aquel que es responsable por las acciones y

resultados de los subordinados y por otros recursos de la organización.

Un Gerente cumple con las siguientes características:

Trabajan con y por medio de otras personas.

Actúan como canales de comunicación en el interior de la organización.

Son responsables y deben asumir la compromiso de los resultados

Equilibran metas que rivalizan y establecen prioridades.

Piensan en forma analítica y conceptual. Para ser analítico necesita saber

dividir un problema en sus componentes, examinarlos y luego llegar a una

solución factible. Para ser conceptual debe ser capaz de ver la tarea entera y

relacionarla con otras.

Son mediadores

Son políticos

Toman decisiones difíciles

2.1.4 Desempeño gerencial y organizacional

La administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que

las organizaciones les sirven a las personas.

El éxito que puede tener la organización al alcanzar sus objetivos y también al

satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Si

los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organización

alcance sus metas.

La buena actuación de los gerentes -el desempeño gerencial- es tema de muchos

debates, análisis y confusiones en Estados Unidos y muchos otros países. Ocurre lo

mismo con el desempeño organizacional, es decir, el grado en que las

organizaciones cumplen con su trabajo.

2.1.5 Eficiencia y Eficacia

Peter Drucker, ha señalado que el desempeño de un gerente puede medirse a partir

de 2 conceptos; eficiencia y eficacia.

Eficiencia: Significa hacer correctamente las cosas. La eficiencia es un

concepto de entrada-salida, el gerente eficiente es aquél que logra sus salidas

o resultados que corresponden a las entradas utilizadas. Los que logran

minimizar el costo de los recursos con que obtienen las metas planteadas a

través de planes por la alta dirección.

Eficacia. Significa hacer las cosas correctas. Es la capacidad de escoger los

objetivos apropiados. El gerente eficaz es el que selecciona las cosas

correctas para realizarlas.

Las responsabilidades de un gerente requieren un desempeño eficaz y eficiente a la vez.

"Es la eficacia y no la eficiencia, la que es indispensable a la empresa, la cuestión no

es cómo hacer las cosas correctas, sino identificar las cosas correctas que deben

hacerse y concentrar en ellas, los recursos y esfuerzos".

2.1.6 Atributos de compañías con una excelente

administración

Tender a la acción, en vez de someter una cuestión a ciclos de análisis de

informes de comités.

Permanecer en estrecho contacto con el cliente, conocer sus preferencias y

ajustarse a ellas.

Tener autonomía y espíritu emprendedor. Dividir la empresa en pequeñas

compañías para que piensen en forma eficiente y competitiva.

Contar la productividad mediante las personas: crear en todos los empleados

la consciencia de que sus mejores esfuerzos son indispensables y que

participarán de todos los beneficios de la empresa.

Intervenir constante, con predominio de los valores: insistir en que los

ejecutivos no pierdan de vista la actividad principal de la compañía.

Mantener a la vista las metas y actividades principales: cultivar el concepto de

negocio que la compañía sabe mejor.

Formar personal y staff sencillo: pocos estratos administrativos, pocas

personas en los niveles superiores.

Tender a propiedades simultáneas de rigor con descendencia: propiciar una

atmósfera donde haya dedicación a los valores centrales de la compañía,

combinando a ello con tolerancia para todos los empleados que acepten

dichos valores.
EFICIENCIA EFICACIA EXCELENCIA
2.1.7 Tipos de gerentes

Podemos clasificar a los gerentes:

Por su nivel en la organización:

 De primera línea. Es el nivel más bajo en una organización, en donde

los individuos son responsables del trabajo de otros. Aquí los gerentes

dirigen a los empleados de operación solamente, no supervisan a otros

colegas.

 De nivel medio. Dirigen las actividades de otros gerentes, y algunas

veces también la de los empleados de operación, sus responsabilidades son

dirigir las actividades que cumplen con las políticas de la organización y

equilibrar las exigencias de sus superiores con las capacidades de sus

subordinados.

 De alto nivel. Es la alta gerencia o dirección, se compone de un número

reducido de ejecutivos. Establecen las políticas de operación y guía la

interacción de su organización con su ambiente.

Por sus actividades organizacionales:

 Gerente funcional. Será responsable de una actividad organizacional,

como producción, mercadotecnia o finanzas.

 Gerente general. Supervisa una unidad compleja, por ejemplo, una

compañía, una subsidiaria independiente. Es el responsable de todas las

actividades de dicha unidad. Puede ser Gerente General de una Unidad

Estratégica de Negocio, (UEN).
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