Estilo de la tabla
Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna.
Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.
Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.
En está tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y Última columna.
Ordenar una tabla de datos
Para ordenar los datos de una tabla lo haremos de la misma forma que ordenamos los datos en celdas sin ninguna estructura: a través de los botones  situados en la pestaña Datos, o bien desde el botón  .
La única diferencia será que, al estar los datos tan bien delimitados, la ordenación siempre se realizará sobre la propia tabla y no sobre columnas completas.
Pero además, si nos fijamos en los encabezados de la propia tabla, vemos que contienen una pequeña flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos se despliega un menú que nos proporciona las opciones rápidas de ordenación, así como la posibilidad de ordenar por colores.
La ordenación por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla, como la que se ve en la imagen que alterna el color de las filas entre blanco y azul. Sino que afecta a las que han sido coloreadas de forma explícita, para destacarlas por algún motivo.
Filtrar el contenido de la tabla.
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados.
 Utilizar el Filtro.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista.
Otra opción, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú, donde se despliegan una serie de opciones:
En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el segundo carácter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro  en la pestaña Datos.
Utilizar Filtros avanzados.
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.
Si deseas saber más sobre cómo definir criterios de filtrado, haz clic aquí .
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en  en la sección Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.
Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).
También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo.
Ejercicio: Trabajar con tablas
Objetivo.
Practicar como trabajar con tablas en Excel2010.
Ejercicio paso a paso.
Primero crearemos la lista.
Empieza un nuevo libro de trabajo.
Confecciona una fila con los campos siguientes:
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A
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B
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B C
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D D
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E
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F
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G
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H
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I
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1
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Nombres
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1ER Apellido
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2º Apellido
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Calle
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Num
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Puerta
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CP
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Teléfono
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Nacimiento
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Selecciona el rango A1:I1 (las celdas que has rellenado).
Selecciona la pestaña Insertar.
Pulsa sobre el botón Tabla.
Se abre un cuadro de diálogo Crear Tabla con el rango seleccionado.
Marca la casilla La tabla tiene encabezados.
Pulsa Aceptar.
Ahora vamos a rellenarla. Puedes hacerlo con los datos que quieras, inventados o reales. Te recomendamos que sean inventados para que no pierdas demasiado tiempo en ello, ya tendrás tiempo de cambiarlos.
Dentro del marco que se ha dibujado en torno a la tabla, se ha dejado una fila en blanco para el primer registro. Rellena las celdas para el primer contacto en dicha fila (fila 2). Cuando llegues a la última celda, pulsa la tecla Tab (Tabulación). Verás que automáticamente pasa a la fila inmediatamente inferior.
Rellena la fila 3 con los datos de otra persona.
Ahora vamos a rellenar registros mediante el formulario.
Selecciona del icono Formulario... de la barra de acceso rápido. Si no lo habías añadido, hazlo ahora: En Archivo > Opciones > Personalizar Cinta, y Agregar el icono Formulario..., del grupo Comandos que no están en la cinta de opciones.
Pulsa Nuevo. Aparecen los campos en blanco.
Rellena los campos con los datos de tu tercer contacto pasando de un campo a otro con la tecla de Tab.
Pulsa Intro. Estas en un nuevo registro.
Rellena el Nombre y el 1er apellido.
Pulsa Restaurar. Los valores introducidos desaparecen, vuelves a empezar con el registro en blanco.
Repite los pasos 13 y 14 para introducir tantos contactos como desees, repite algún apellido en varios registros, por ejemplo: García.
Pulsa Cerrar para terminar de introducir nuevos registros.
Vamos a ordenar la lista por el primer apellido.
Posiciónate en la columna del primer apellido. (Columna B)
Pulsa sobre . (El primer botón ordena ascendentemente de la A a la Z, el segundo hace lo contrario, de la Z a la A). Observa como ahora tus amigos están por orden alfabético de apellido.
Vamos a filtrar la lista de contactos por el apellido que hemos repetido varias veces. Si los campos de la cabecera tienen una flecha al lado derecho pasa al paso 23.
Sitúate en la pestaña Datos.
Pulsa el botón Filtro.
Despliega la lista del primer apellido y selecciona sólo el apellido que más se repita. Observa como ahora sólo aparecen los amigos con ese apellido.
Despliega otra vez la lista del primer apellido y selecciona la opción (Todas). Observa como ahora aparecen todos los registros.
Guarda el libro en la carpeta Mis documentos, con el nombre Agenda y ciérralo.
Tablas de Excel
Funciones de base de datos
En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de datos, pero ahora vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos.
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automóviles (ver figura más abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la función suma porque sumaría todos los automóviles, en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de datos BDSUMA incluye la condición de filtrado automóvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja:
En esta hoja tenemos una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de plazas, años, rentabilidad y beneficio obtenido.
Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.
Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan la misma estructura: FUNCION (datos; campo; criterios).
Función
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Descripción
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BDCONTAR
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Cuenta las celdas que contienen un número
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BDCONTARA
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Cuenta las celdas que contienen un valor
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BDMAX
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Obtiene el valor máximo
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BDMIN
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Obtiene el valor mínimo
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BDPRODUCTO
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Obtiene el producto de los valores indicados
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BDPROMEDIO
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Obtiene el promedio de los valores indicados
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BDSUMA
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Obtiene la suma de los valores indicados
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BDEXTRAER
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Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de
Selección
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BDVAR
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Calcula la varianza sobre una muestra de valores
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BDVARP
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Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo
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BDDESVEST
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Calcula la desviación estándar sobre una muestra de valores
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BDDESVESTP
|
Calcula la desviación estándar sobre todos los valores de un campo
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