Los científicos más destacados de la historia






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Importar y exportar datos en Excel (I)

Introducción a la importación


En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.

- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.

- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

Al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:

- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.

- El formato no se ajusta al original.

- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

Utilizar el asistente para importar texto


Cuando hablamos de archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los del WordPad (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante.

Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas:

- Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que podemos encontrar en esta sección.

http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/obtener_datos.gif

- O acceder mediante el menú Archivo - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*).

A continuación en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.

Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.

Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes al asistente para importar texto.

asistente importar datos paso 1
En la ventana del Asitente para importar texto

-Paso 1 de 3, aparecen varias opciones:

  • Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel sepa donde empieza un campo y dónde acaba.

  • Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar títulos, por ejemplo.

  • Y también podemos decidir el Origen del archivo.


Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente.

asistente importar datos paso 2

En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos.

Por defecto viene marcado el separador de Tabulación. En la imagen podemos ver que en el archivo original los datos estaban separados con tabulaciones, por eso los ha estructurado en dos columnas. Podemos marcar o desmarcar los separadores según las características del archivo original a importar.

Cuando utilizamos el Separador de Espacio en blanco, es conveniente activar Considerar separadores consecutivos como uno solo, para que no incluya más columnas de las debidas por un error tipográfico o el uso de excesivos espacios para darle una cierta estética.
Pulsamos Siguiente y veremos la última ventana del asistente:

asistente importar datos
En ella indicaremos qué tipo de Formato de los datos contiene cada columna.

Para ello haremos clic en los datos de una columna y una vez esté seleccionada (fondo negro) elegiremos en la lista superior. En el botón Avanzadas podemos completar ciertas características para los números como los separadores de decimales y millares y la posición del signo en los negativos.

También podremos escoger No importar columna (saltar) para no incluir una determinada columna en el Excel.

Una vez hayamos completado o comprobado la definición, pulsamos sobre Finalizar para que termine el asistente e importe los datos. Si de lo contrario, creemos que se nos ha olvidado algo, podemos volver a las pantallas anteriores pulsando el botón Atrás.

Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos dónde deseamos Importar los datos.

http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/importar_datos_donde.gif

Podemos seleccionar Hoja de cálculo existente. Para indicar dónde importar exactamente, haremos clic en la celda o celdas en que queramos situar la información.

O bien, seleccionamos Nueva hoja de cálculo.

Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja.
La sección Conexiones
conexiones

Desde la sección Conexiones en la pestaña Datos podremos conectar un libro de Excel con la información contenida en archivos externos que hayamos importado.

Si abrirá una ventana que nos mostrará todas las conexiones del libro y podremos eliminar la conexión, actualizar los datos con el archivo externo o ver sus Propiedades.

conexiones del libro

Haciendo clic en la opción Propiedades veremos este cuadro de diálogo donde encontraremos propiedades muy útiles:

propiedades de conexión

En la sección Control de actualización podemos hacer que Excel actualice automáticamente los datos insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra el libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo).

Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarán reflejados en nuestra hoja de cálculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de trabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee.

Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se vayan a actualizar los datos importados, Excel nos pedirá de qué fichero coger los datos, sino los cogerá directamente del archivo que indicamos cuando importamos por primera vez. Esta opción puede ser útil cuando tenemos varios archivos con datos y en cada momento queremos ver los datos almacenados en uno de esos ficheros.

Dependiendo del tipo de archivo que se trate, podremos tener disponibles opciones como recuperar formatos, etc. En nuestro caso estas opciones no están disponibles porque los ficheros .txt no soportan ningún tipo de formato.

En la pestaña Definición encontraremos la ruta al archivo de conexión, que podremos modificar pulsando el botón Examinar. Si hemos importado los datos desde, por ejemplo, una base de datos, también podremos editar la cadena de conexión o la consulta.

Si lo que queremos es ver las Propiedades de una determinada conexión, y no de todo el libro, simplemente haremos clic en una celda que contenga datos importados y pulsaremos el botón propiedades de una conexión de la pestaña Datos.

http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif Hemos visto que podemos actualizar los datos desde la ventana de Conexiones del libro. Para ahorrarnos tiempo, también existe un botón en la propia barra de herramientas de la pestaña Diseño.

botón actualizar todo

El botón Actualizar Todo contiene un desplegable en el que podrás elegir si deseas Actualizar sólo los datos importados seleccionados, o bien si deseas Actualizar todo el libro, con los datos de todos los archivos externos a partir de los cuales se han realizado importaciones.
Ejercicio paso a paso: Importar texto con asistente

Objetivo.

Practicar cómo importar texto con el asistente en Excel 2010.
Ejercicio paso a paso.

  1. Empieza un nuevo libro de trabajo.

  2. En la carpeta ejercicios del curso de Excel disponemos de un archivo de texto plano llamado cursos.txt, vamos a utilizarlo para importarlo a una hoja de Excel.

  3. Selecciona la pestaña Datos.

  4. Elige la opción Desde texto. Se iniciará el asistente.

  5. Debe estar marcada la opción Delimitados, ya que los campos están separados por tabulaciones. Comenzar en la fila 1 y origen Windows (ANSI).

  6. Pulsa Siguiente.

  7. En la siguiente ventana nos pide activar el tipo de separador. Debe estar marcada la casilla Tabulación.

  8. Pulsa Siguiente.

  9. La última ventana es para aplicar un formato, lo vamos a dejar como está, en General.

  10. Pulsa sobre Finalizar.

  11. Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos donde deseamos Importar los datos. Deja las opciones por defecto: Hoja de cálculo existente, celda =$A$1.

  12. Pulsa sobre Aceptar. Aparecerán en nuestra hoja los datos importados del fichero de texto.

  13. Guarda el libro en la carpeta Mis documentos con el nombre Texto_importado y ciérralo.



Importar datos de Word a Excel y viceversa
http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/redball.gif Importar datos de Word a Excel.

A veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algún tipo de fórmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en un libro de Excel.

Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.

- Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.

- Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar.

- Ahora en Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.

- Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. Es posible que nos advierta de que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja, pulsamos sobre Aceptar y nos pegará la tabla con el mismo formato que la teníamos en Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla lo podemos eliminar utilizando las opciones de este menú: boton de bordes.
http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/redball.gif Importar datos de Excel a Word.

Al importar datos de Excel a Word además de lo visto anteriormente podemos hacer que los datos queden vinculados, es decir que además de copiar los datos de Excel en un documento de Word si realizamos algún cambio en la hoja de Excel, este cambio queda reflejado en el documento de Word.

Para realizar este proceso:

- Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel.

- Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar.

- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar.

Después de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado opciones de pegado donde podemos ver las

distintas opciones.

opciones de pegado

  • Por defecto se pega utilizando la primera opción: Mantener el formato de origen.

  • Para vincular los datos deberemos elegir la tercera o la cuarta opción vincular datos con wordVincular y mantener formato de origen o bien Vincular y usar estilos de destino. Las opciones de vinculación se distinguen por el icono de la cadena.



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