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EXCEL: UNA CALCULADORA INTELIGENTE Y PONEMOS LAS NOTAS
Introducción: 1
Contenidos: 1
Conceptos Básicos: 1
Formatos: 2
Fórmulas: 5
Copiar formatos y fórmulas 10
Gráficos: 10
Otras posibilidades prácticas de Excel: 13
Ejercicio extra: 15
Introducción:
Excel es un programa de hojas de cálculo diseñado para manejar datos y manipular números. Una hoja de cálculo es un cuaderno que consiste en una o más hojas relacionadas o aisladas entre sí. Cada hoja tiene 250 columnas y más de un millón de filas. Las columnas está ordenadas por letras (A, B, C,…) y las filas están numeradas (1, 2, 3,…) Las filas y las columnas se combinan para formar una celda. Como veremos, las celdas podrán contener texto, números, fechas, fórmulas o valores en general.
Una de las cualidades que diferencian a Excel de una calculadora convencional es el hecho de que nos permite representar gráficos de forma dinámica. Construyendo un gráfico a partir de unos datos, si los datos cambian, el gráfico varía automáticamente. Excel también nos permite dar formato a los valores y filtrar por criterios personalizados.
En lo que se refiere a la docencia, Excel puede resultar muy útil a la hora de calcular notas medias y de representar estadísticas de los resultados académicos de los alumnos.
Contenidos: Conceptos Básicos:
Interfaz
Este es el formato con que se presenta un documento de Excel:
Formatos:
Formato de Número y Moneda.
En cada celda tenemos un formato diferente, permitiendo esta opción modificar el formato de las celdas según la necesidad del usuario. Para modificar el formato, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la celda o celdas a modificar
Pulsar en el “Menú Formato”
Seleccionar la opción “Celda”
Elegir la ficha “Número”.
Aparecerá una nueva ventana con varias categorías, según la categoría que se elija varían las opciones de la categoría:
Formato de Fecha/hora.
Se podrá elegir un formato de fecha corta, larga, mediana, etc… Para modificar el formato, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la celda o celdas a modificar
Pulsar en el “Menú Formato”
Seleccionar la opción “Celda” Seleccionar la ficha “Número”
Elegir la categoría “Fecha” u “Hora”.
Aparecerán las siguientes ventanas:
Formato de Porcentaje.
Si se quiere poner porcentajes, no es necesario estar insertando el símbolo %, con modificar el formato para que aparezca automáticamente el símbolo, con los decimales que se quiera, se facilita el trabajo del usuario. Para modificar el formato, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la celda o celdas a modificar
Pulsar en el “Menú Formato”
Seleccionar la opción “Celda” Seleccionar la ficha “Número”
Elegir la categoría “Porcentaje”.
Aparecerán las siguientes ventanas:
Formatos Personalizados.
El programa nos permite modificar a gusto del usuario las categorías establecidas, en caso de querer una fecha o número de un formato en concreto, se podrá modificar siguiendo los siguientes pasos:
Seleccionar la celda o celdas a modificar
Pulsar en el “Menú Formato”
Seleccionar la opción “Celda” Seleccionar la ficha “Número”
Elegir la categoría “Personalizada”.
Aparecerán las siguientes ventanas:
Fórmulas:
Desde ahora en adelante recordaremos que para insertar una fórmula o una operación deberemos comenzar poniendo el signo igual (=).
Sumar y Multiplicar celdas contiguas.
Se podrá sumar y multiplicar de dos maneras distintas, facilitando al usuario el trabajo según estén colocados los datos: en celdas contiguas o en celdas aisladas. En este primer apartado veremos cómo se realiza para celdas contiguas.
SUMAR CELDAS CONTIGUAS
Situarnos en la celda en donde queremos insertar la fórmula
Escribir el signo igual (�� )
Escribir la palabra “SUMA” ya que hay que indicarle la operación que vamos a realizar
Escribir la primera celda que vamos a sumar, escribir dos puntos (:) a continuación escribir la última celda.
Pulsar la tecla “Enter” para que nos aparezca el resultado
EJEMPLO: Vamos a sumar a la vez todas las cantidades de la columna.
MULTIPLICAR CELDAS CONTIGUAS:
Situarnos en la celda en donde queremos insertar la fórmula
Escribir el signo igual (=)
Escribir la palabra “PRODUCTO” para identificar la operación que vamos a realizar.
Abrir un paréntesis y escribir el rango que contienen los datos que vamos a multiplicar.
Pulsar la tecla “Enter” para ver el resultadoSituarnos en la celda en donde queremos insertar la fórmula.
A veces necesitaremos utilizar otras funciones a parte de la suma y la multiplicación como, por ejemplo, funciones estadísticas, lógicas, trigonométricas, etc. Para ello, una vez insertado el símbolo igual (=) en una celda, se nos activará la barra de fórmulas, que al desplegarla nos mostrará lo siguiente:
Si seleccionamos la opción “Más funciones…” nos aparecerá una ventana con infinidad de funciones con sus parámetros de entrada y su utilidad.
Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir celdas aisladas. Potencias.
SUMAR CELDAS DISCONTINUAS:
Situarnos en la celda en donde queremos insertar la fórmula
Escribir el signo igual (=)
Escribir las celdas a sumar separadas por el signo más (+)
EJEMPLO: Vamos a sumar las cantidades de 12, 34, y 43.
RESTAR CELDAS DISCONTINUAS:
Para restar dos o más celdas, sólo seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar la celda en donde aparecerá el resultado
Escribir el signo igual (=)
Abrir paréntesis y escribir la celda primera a restar
Escribir el signo menos ( - ) y escribir la siguiente celda a restar.
Pulsar la tecla “Enter” para ver el resultado
 
DIVIDIR CELDAS DISCONTINUAS:
Para dividir dos celdas, sólo seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar la celda en donde aparecerá el resultado
Escribir el signo igual
Abrir paréntesis y escribir la celda primera a dividir
Escribir el signo de dividir ( / ) y escribir la siguiente celda a dividir.
Pulsar la tecla “Enter” para ver el resultado
MULTIPLICAR CELDAS DISCONTINUAS:
Situarnos en la celda en donde queremos insertar la fórmula
Escribir el signo igual (=)
Escribir las celdas a multiplicar separadas por el signo producto (*)
POTENCIAS:
La potencia es cuando tenemos un número elevado a otro. Para realizar esta operación seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la celda en donde aparecerá el resultado.
Escribir el signo igual (=) para realizar el cálculo.
Seleccionar la celda con el número que contenga la potencia.
Escribir el signo de la potencia (^).
Escribir el número que será la potencia.
Pulsar la tecla “Enter” para ver el resultado.
Copiar formatos y fórmulas
Este apartado resulta tan fácil como pinchar sobre la celda que contiene la fórmula que queremos copiar, situarnos en la esquina inferior derecha de la celda recuadrada, donde aparece un cuadradito negro, y al mostrarse el cursor como una cruz estrecha en vez de la cruz gruesa, haremos clic con el ratón y arrastraremos en vertical o en horizontal hasta copiar la fórmula y el formato en las celdas deseadas.
Gráficos:
Crear gráficos con el asistente.
El programa nos permite insertar gráficos estadísticos unidos a la tabla de la cual se extraen los datos. Cualquier modificación que realices en la tabla de datos, cambiará el gráfico creado. Para realizar un gráfico, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar los datos que necesitaremos para realizar el gráfico
Pulsar en el “Menú Insertar”
Seleccionar la opción “Gráfico”
Nos aparecerá el asistente para la realización del gráfico.
En la ficha “Tipos estándar” nos proporciona varios tipos de gráficos, seleccionar el que nos interese
Según el tipo de gráfico que elijamos, nos aparecerán “Subtipos” diferentes.
El botón “Presionar para ver muestra”, nos permite ver el modelo que hemos elegido con los datos anteriormente seleccionados.
Pulsar el botón “Siguiente >” para seguir con el asistente
En el siguiente cuadro, se tendrá que elegir como leerá el programa los datos, si por filas o columnas.
En caso de no haber seleccionado los datos de la tabla, se tendrá que elegir en este momento, con la opción “Rango de datos”
Pulsar “Siguiente>” para seguir con el asistente
Nos aparecerá un cuadro nuevo con varias fichas:
Título en el gráfico y en los ejes.
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Elegir datos de los diferentes ejes.
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Activar o desactivar líneas de ejes.
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Mostrar leyenda, eligiendo lugar.
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Datos que aparecen dentro del gráfico.
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Mostrar datos en tabla.
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Una vez vistas todas las fichas del cuadro y seleccionado cualquiera de sus opciones, pulsar el botón de “Siguiente>” para seguir viendo el asistente.
Esta última ventana, nos permite elegir el lugar en donde se insertará el gráfico.
Modificar el tamaño del gráfico.
Para cambiar el tamaño del gráfico, se tendrá que…
Seleccionar el gráfico
Situarnos en una de las esquinas o aristas, el cursor se convierte en una flecha de doble punta
Manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta que tenga el tamaño deseado.
Fondo del gráfico y color del gráfico.
Seleccionando el objeto gráfico, pulsando el botón derecho del ratón podremos seleccionar la opción “Formato de área de gráfico…”, en la que podremos modificar el color de fondo (Tramas), la fuente del texto y otras propiedades.
Para modificar los gráficos de datos, pincharemos sobre el gráfico representado, no sobre el fondo, y seleccionaremos, con el botón derecho del ratón, la opción “Formato de punto de datos…”, teniendo las mismas posibilidades que en el caso anterior.
Otras posibilidades prácticas de Excel:
Formato condicional.
Esta opción nos permite asignar un formato predefinido a una celda cuando se cumpla una condición. Cada vez que insertemos un dato que cumpla dicha condición, la celda en la que está dicho dato se modificará para darle formato al dato según la condición insertada.
Para activarlo, seleccionaremos el rango de celdas donde queremos introducir el formato condicional y seleccionaremos en el menú Formato→Formato Condicional, con lo que aparecerá la siguiente ventana:
Insertaremos la condición, que puede ser, por ejemplo, que el valor de la celda tenga un valor comprendido entre dos números, o menor que cierto número o mayor o igual que un número. Le daremos formato a la celda pulsando el botón Formato que se muestra en la ventana, actuando igual que si diéramos formato a la celda de la forma habitual.
Función REDONDEAR().
Al realizar algunas operaciones, como la división, nos pueden aparecer infinidad de decimales. El formato de la nota que nos pide la AFDI es un número entero, sin decimales. Existen tres posibles formas para redondear un número decimal.
Ajustar el tamaño de la celda hasta que aparezca solo el número entero.
Seleccionando en el menú Formato→Celdas, en la pestaña Número marcar la categoría Número y asignarle cero (0) posiciones decimales.
Utilizando la función REDONDEAR() indicando en el parámetro de posiciones decimales un cero. Ej.: =REDONDEAR(A1;0)
Función CONTAR().
Esta función nos permite contar el número de datos que tenemos en un rango, siempre que las celdas no estén vacías.
Función SI().
Es una función condicional que dará uno de dos resultados posibles cuando se cumpla, o no se cumpla, una condición lógica (>, <, =, >=, <> (distinto),…). Podremos anidar condiciones unas dentro de otras para ir acotando la condición.
Hipervínculos.
Esta opción nos permite navegar entre distintas hojas de un libro Excel pulsando texto con hipervínculos.
Ejercicio extra:
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Si ya has terminado los ejercicios propuestos a lo largo de esta sesión, te propongo que intentes construir una hoja de cálculo como las desarrolladas en clase usando Calc de OpenOffice. Lo encontrarás en el menú de Inicio. Verás que es muy parecido al Excel de Microsoft y además es gratuito.
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Gregorio García Granados
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