CAPÍTULO 1 : MARCO TEÓRICO
El objetivo de este capítulo es presentar un marco teórico en donde se explicará en que consiste un sistema de gestión de inventarios. Además, se detallarán varios modelos de gestión de inventarios que se pueden utilizar, como también la importancia que tiene en las empresas.
Conceptos generales de la gestión de inventarios
Hoy en día, las empresas se encuentran en un entorno competitivo, por lo que buscan sobresalir. Para ello, deben realizar sus funciones adecuadamente y así podrán alcanzar el éxito. Esto se puede lograr mediante una adecuada gestión de los inventarios. Ya que, uno de los factores más complejos de las empresas son los inventarios, los cuales representan la mayor cantidad del capital del trabajo de las empresas1. El inadecuado manejo de la gestión de los inventarios crea en la empresa una mala imagen, porque si que si no se cuenta con el producto que se necesita se puede llegar a perder un cliente, que en la actualidad es lo más importante para una organización.
Definición de gestión de inventarios
Antes de mencionar qué es la gestión de inventarios, primero hay que definir que son los inventarios: son las existencias de todo producto o artículo que es utilizado en una empresa. El inventario de una empresa manufacturera está conformado por materias primas, piezas o componentes y productos terminados. En cambio, en una empresa de servicio el inventario se refiere a los bienes tangibles que se pueden vender y a las cosas que se necesitan para brindar dicho servicio2.
Entonces, los inventarios son algo imprescindible para las empresas porque sin ellos no se llevaría a cabo las actividades. Se necesita tener una adecuada cantidad de inventarios para que así no existan problemas de desabastecimiento a medida que pasa el tiempo.
Por otro lado, una vez definido que son los inventarios se explicará el concepto de gestión de inventarios el cual es un sistema transversal a la cadena de abastecimiento, que se relaciona con la planificación y el debido control de los inventarios y busca responder a dos preguntas: ¿Cuándo hacer los pedidos? y ¿Cuánto ordenar?3.
Cabe mencionar, que el hecho de saber cuando hacer los pedidos y saber cuando ordenar, es un gran problema hoy en día en las empresas, debido a que en la mayoría de los casos siempre los inventarios con mayor rotación son los que se acaban más rápido que aquellos que poseen menor rotación, y esto ocasiona que los de menor rotación se queden almacenados cierto tiempo sin darle un respectivo uso ocasionando así mayor costo de inventario.
Asimismo, Según, Rodríguez, Chávez y Muñoz:
“Una buena gestión de inventario toma en cuenta también la disponibilidad de los materiales, la eficacia en las entregas, los costos que involucra el inventario, la calidad y las relaciones con los proveedores. Lo importante es que la gestión de inventario obtenga un buen provecho de las relaciones con los proveedores, porque puede ofrecer una ventaja competitiva, debido al rendimiento que se puede obtener de ellos, para la consecución de objetivos de la gestión del proceso productivo, pues, las relaciones con los compradores y con los proveedores debe desarrollarse sobre bases mutuamente ventajosas; de allí que puedan terminar en una alianza estratégica que comprenda el intercambio de información, el reconocimiento de riesgos y recompensas en un periodo de tiempo extenso”. (Rodríguez, Chávez y Muñoz 2004: 3)
Según, lo mencionado anteriormente, la relación de una organización con los proveedores y compradores es algo importante, debido a que, si es que se tiene un proveedor que es confiable se puede tener asegurado que nunca faltarán los artículos que se necesitan para realizar las actividades, asegurando también una buena relación con los clientes porque se les va poder brindar lo que necesiten en la fecha establecida y sin retrasos. Además, si se tiene una buena relación con los compradores esto crea una ventaja para la empresa, por que esto puede existir una demanda duradera por parte de ellos lo cual llevaría a tener un ingreso fijo en la empresa.
La gestión de inventarios busca establecer relaciones duraderas con los proveedores para evitar el desabastecimiento y poder afrontar la demanda. Cabe mencionar que así como se busca afrontar la variabilidad de la demanda la gestión de inventarios trata también de minimizar los costos. Esto se puedo lograr mediante una rotación adecuada de las existencias usando la menor inversión posible.
Por otro lado, una eficaz gestión de los inventarios permite a la empresa alcanzar objetivos clave los cuales son: 4
Generar economías de escala, en donde las compras en cantidades adecuada a la empresa permiten generar a la empresa importantes ahorros, en los precios de compra como en los de transporte. Todo esto mediante un buen uso de la capacidad de los vehículos. Otro objetivo que permite alcanzar la gestión de inventarios es de equilibrar la oferta y la demanda esto mediante los inventarios que sirven como un respaldo entre el mercado y la producción con el fin de dar tiempo para que la producción se pueda ajustar a la demanda. Además, la protección contra fluctuaciones en el abastecimiento de materias primas, debido a que, en ocasiones las materias primas de algunas empresas sólo se pueden obtener en un determinado periodo del año o en ocasiones también se puede dar el caso de un incremento de los precios. La protección contra desajustes entre las áreas que interviene en el proceso, este tipo de problema se puede ocasionar por desajustes por fallos en los plazos de entrega por parte de los proveedores o por diferencias en la programación entre compras y producción o entre producción y distribución. Por último, mejorar el servicio al cliente, en este caso en mantenimiento de niveles de óptimos de existencia permite atender de manera adecuada la demanda no prevista por un cliente o también la reposición inmediata de productos con defectos.
Se puede mencionar también que se necesita un enfoque logístico de todas las áreas involucradas para que de esta manera todas lleguen a trabajar con un mismo objetivo. De esta manera se pueden reducir los problemas en las diferentes áreas como en el caso de inventarios con el área de producción o también en el caso de marketing con producción a causa de los pronósticos mal elaborados.
Clasificación de los Inventarios
Para llevar a cabo una adecuada gestión de los inventarios, y para poder aplicar métodos cuantitativos científicos en una gestión de inventarios. Se necesita conocer las características de los ítems almacenados. A continuación se mencionará la clasificación que suelen ser útiles en la gestión de inventarios.
La primera de ellas es la clasificación atendiendo a la función que desempeñan los stocks en la empresa. La segunda es la clasificación según la naturaleza física de los productos y en tercer lugar el análisis de los stocks según su valor e importancia: criterio ABC. 5
Según lo mencionado anteriormente, los inventarios se clasifican según la función que desempeñan de la siguiente manera. El stock de seguridad, que es volumen de las existencias que se tiene en almacén por encima de lo que se necesita. El stock medio, se refiere a la cantidad de stock que se tiene en el almacén durante un periodo de tiempo determinado. También, el stock de anticipación es aquel que tiene la necesidad de aprovisionarse en el momento que las materias se encuentran disponibles. El stock sobrante, comprende todos los artículos en buen estado que ya no se usan. Finalmente el stock activo es aquel que hace frente a la demanda normalmente.
Asimismo, los inventarios se clasifican, según su naturaleza de dos maneras. Según la duración de la vida útil de los productos y según el tipo de actividad de la empresa. Al hablar de vida útil de los productos se refiere a los productos perecederos, los no perecederos y los artículos con fecha de caducidad marcada. Mientras, que según el tipo de actividad se puede clasificar en empresas comerciales y empresas industriales.
Por otro lado, en el análisis de stocks según su valor de importancia los artículos presentan distinto valor por varios motivos los cuales pueden ser por su precio de compra o fabricación, por la cantidad utilizada de dicho producto en unidad de tiempo y por la utilidad que representan para el funcionamiento de la empresa. Además se puede se clasificar los artículos siguiendo el criterio ABC, se basa en el principio de Pareto que permite clasificar a los inventarios en muy importantes, moderadamente importante y menos importante de acuerdo a la demanda anual por el costo del artículo para así poder llevar un control sobre ellos6.
Los artículos muy importantes son aquellos que son costosos y presentan un valor de stock muy alto por ello necesitan un control riguroso, en cambio los artículos moderadamente importantes son menos costosos al igual que su valor y no necesitan un control tan riguroso como los mencionados anteriormente. Finalmente, los artículos menos importantes son aquellos que poseen un uso monetario bajo por lo que no se necesita tener mucho control sobre ellos.
Costos de Inventarios
Al realizar cualquier tipo de decisión que tenga que ver con la gestión de inventarios se debe tener en cuenta que va afectar a los costos de la empresa. Por eso es importante saber que costos se consideran en las decisiones de inventarios los cuales son: costos de almacenamiento, costos de pedido y costos de ruptura de stock o de escasez7.
Costos de almacenamiento: Se refiere a todos los costos que se generan por almacenar los stocks como por ejemplo los costos de instalaciones de almacenamiento, los seguros, el transporte, las rupturas y los costos de oportunidad. Si se tienen costos de almacenamiento altos se debe de tener niveles de inventarios bajas y realizar un frecuente reabastecimiento para que no perjudique a la empresa.
Costos de pedido: Se tiene que tener en cuenta que para la compra de un material se debe de emitir ciertas facturas, además transacciones para pagar al proveedor, revisar dichos artículos para luego entregarlos al almacén o área productiva. Es decir, se refiere a todos los costos administrativos que se tienen que tener en cuenta al momento de preparar el pedido o la orden de producción.
Costos de ruptura de stock: Cuando se agota determinado producto en el almacén conlleva a que exista una pérdida de venta o un retraso en la orden de compra a este tipo de costo se le denomina costo de ruptura de stock.
Todos los costos mencionados juegan un papel importante en los modelos aplicativos de la gestión de inventarios. Debido a ello, es necesario analizar todos los costos antes de incluirlos en un modelo de gestión de inventarios.
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