Dirección general de modernización administrativa, procedimientos e






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MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS













SECRETARÍA DE ESTADO
DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
















DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, PROCEDIMIENTOS E
IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRONICA




Proyecto/Servicio

SIR – Sistema de Interconexión de Registros

ORVE – Oficina de Registro Virtual

Tipo de documento

Preguntas más frecuentes en el uso de ORVE/SIR

COD. SIR12072

Fecha de entrega

19/12/2012

Versión actual

v.1.0


CUADRO RESUMEN DEL DOCUMENTO

Nombre

Preguntas más frecuentes en el uso de ORVE/SIR




















CONTROL DE CAMBIOS

Edición

Fecha

Descripción de la Modificación

Visado por

1.0

19/12/2012




DGMAPIAE
















































Índice de Contenidos


Índice de Contenidos 4

1Escáneres 5

1.1¿Cómo configurar el escáner? 5

1.2¿Es obligatorio escanear a color? 5

2Gestión de Usuarios 7

2.1Cómo dar de alta nuevos usuarios 7

2.2Quiero dar de alta usuarios (cómo ser gestor designado) 7

2.3Soy gestor designado y no sé cómo dar de alta usuarios 7

3Requisitos para utilizar la aplicación ORVE 8

3.1¿Qué requisitos son necesarios para utilizar ORVE? 8

3.2¿Qué certificados son válidos para el uso de ORVE? 8

4Uso de la Aplicación ORVE 10

4.1¿Qué tengo que escanear? 10

4.2¿Cuándo le devuelvo el papel al ciudadano? 10

4.3¿Cómo tengo que escanear? 10

4.4¿Cuántos documentos puedo adjuntar, y cuál es su tamaño máximo? 11

4.5Mis documentos superan el tamaño máximo 11

4.6¿Cómo indico en el asiento que acompaña papel, o que por el contrario, lo he podido digitalizar todo? 11

4.7¿Dónde y cómo envío la documentación física? 12

4.8Mi entidad es la propia interesada, ¿puedo utilizar ORVE? 12

4.9¿Puedo enviar asientos y documentos a otros municipios? 13

4.10He recibido un registro, ¿qué tengo que hacer? 13

4.11 La longitud del campo es insuficiente 14

4.12 He confirmado un registro por error 14

4.13 No encuentro el organismo destino 14

4.14 Cómo anular un registro 15

5Sobre la naturaleza de los documentos 16

5.1¿Cómo diferencio originales de fotocopias? ¿Tengo que compulsar? 16

6Mi pregunta no está en la lista 17



1Escáneres

1.1¿Cómo configurar el escáner?


Dentro del proyecto ORVE/SIR se establecen los siguientes requisitos y recomendaciones.

§ Imagen fiel: Adicionalmente a lo establecido en el procedimiento de oficinas de registro para el cotejo por parte del usuario de registro de la imagen escaneada, se recomienda configurar el escáner en modo de detección de color automática, si se dispone. De no disponerse, se deberá garantizar que se puede escanear a color cuando el original se presente con color y el usuario de oficina considere que es necesario para garantizar que la imagen sea fiel al original

§ Validez jurídica: Aplica otra normativa en cuanto a la validez jurídica del documento (firma, documento electrónico, SICRES 3.0, etc) que al utilizarse ORVE se proporciona a nivel de aplicación y no del escáner.

§ Resolución: 200ppp mínimo como marca la NTI, pero también máximo para evitar aumento en el tamaño de los ficheros intercambiados

§ Nivel de compresión y tamaño del fichero de salida: El nivel de compresión configurado debe garantizar que la imagen sea legible tal y como requiere la NTI de Digitalización de Documentos. Como referencia el tamaño del fichero de salida de una hoja a doble cara, con resolución de 200 ppp, archivo de salida PDF, a 24 bits de profundidad de color, con la compresión aplicada para que la imagen sea legible, en media debería estar entre 50KB y 200 KB (dependiendo de la densidad y color del original)

§ Recomendable:

· Alimentador automático de hojas y digitalización dúplex para no penalizar los tiempos de atención al ciudadano

· Salida del fichero en .pdf, reconocido dentro del Catálogo de Estándares

1.2¿Es obligatorio escanear a color?



No es necesario disponer de escaneo a color siempre que la imagen del documento escaneado pueda considerarse imagen fiel del documento original en papel, de la misma forma que actualmente se realiza la compulsa de una fotocopia de un documento papel.
Si el documento original en papel contiene información asociada al color y por tanto una imagen en blanco y negro no se considera fiel al documento original porque pierde información contenida en él, se procederá a tramitar ese registro de la forma habitual en papel, como parte de las excepciones recogidas en el manual de procedimiento de ORVE.


2Gestión de Usuarios

2.1Cómo dar de alta nuevos usuarios


Solicitar el alta al gestor designado de la Entidad correspondiente, generalmente, Alcalde o Secretario o Gestor Designado por ellos.

2.2Quiero dar de alta usuarios (cómo ser gestor designado)


Para ser gestor designado en un municipio es necesario adjuntar un escrito firmado por el alcalde que autorice al usuario designado como gestor designado, a través del formulario de https://ssweb.mpt.es/portalEELL/alta

2.3Soy gestor designado y no sé cómo dar de alta usuarios


El procedimiento es el siguiente:

  1. Identificarse en el portal de Entidades Locales con certificado digital

https://ssweb.mpt.es/portalEELL


  1. Una vez identificado el alcalde, el gestor designado o el secretario en el portal EELL, en el recuadro Mi entidad se encuentra el botón Gestión de entidad, haciendo clic en él, se mostrarán los datos de la entidad, haciendo clic en la pestaña listado de usuarios aparecerá una lista con los usuarios dados de alta en la entidad y además se da la posibilidad de añadir nuevos usuarios pulsando Nuevo usuario.

El detalle de este procedimiento se encuentra en el manual de alta de usuarios disponible en el Portal de Entidades Locales

3Requisitos para utilizar la aplicación ORVE

3.1¿Qué requisitos son necesarios para utilizar ORVE?


  • Que mi entidad esté adherida al convenio de oficinas integradas, o bien, tenga cobertura legal por el artículo 38.4 de la Ley 30/1992.

  • Que mi entidad esté incluida dentro del plan de integración de municipios en ORVE, en coordinación con la Diputación Provincial, Cabildo, Consejo Insular o Comunidad Autónoma correspondiente.

  • Que mi entidad disponga de usuarios autorizados en el portal de Entidades Locales para el uso de ORVE.

  • Que los usuarios dispongan de certificados digitales válidos para el uso de ORVE.

  • Que las oficinas de registro dispongan de conexión a Internet.

  • Que las oficinas de registro dispongan de equipamiento de digitalización.

  • Que mi entidad implante, mediante instrucción interna, los procedimientos de uso, digitalización y registro de ORVE/SIR.


3.2¿Qué certificados son válidos para el uso de ORVE?


Es necesario que el certificado se encuentre entre los incorporados en la Plataforma @firma.
Puede encontrar información en el siguiente enlace:


http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_General&langPae=es&iniciativa=190
En particular, para certificados de la FNMT:

Accediendo al siguiente enlace pueden obtener la dirección de la oficina más cercana para la tramitación del certificado electrónico:


http://callejero.telefonica.es/PuntosCercanos/index.jsp?client=fnmt
En cualquier caso, con anterioridad, deben de haber solicitado el certificado desde su PC tal como se indica en la web de la FNMT, cuando acudan a la oficina de registro deben aportar una hoja (solicitud) con el código que obtienen de la Web de la FNMT junto con el DNI.


http://www.cert.fnmt.es/ 
http://www.seap.minhap.gob.es/prensa/actualidad/noticias/2008/11/20081128_03.html

4Uso de la Aplicación ORVE

4.1¿Qué tengo que escanear?


Se recomienda escanear, en el momento, los documentos presentados por el ciudadano, devolver el papel al ciudadano, y enviar el registro en formato electrónico al organismo destino.

Se recomienda escanear la documentación presentada en formato estándar (A4), o bien, en otros formatos pero que pueda ser digitalizada sin impacto en las colas (ver procedimiento, disponible en un enlace a través de la aplicación.

Se recomienda digitalizar los documentos aportados por el ciudadano en lotes de acuerdo a la capacidad de la bandeja automática del escáner (normalmente en torno a 50 hojas para escáneres de sobremesa).

En un 80% de los casos, la digitalización puede realizarse sin problema

4.2¿Cuándo le devuelvo el papel al ciudadano?


Cuando haya realizado la digitalización de TODA su documentación presentada con plena conformidad. Esto es:

  • Que he escaneado TODA la documentación sin incidencias

  • Que he abierto el documento en ORVE, y he cotejado con el original y es fiel (no hay problemas de entendimiento de la información para el organismo destino).

  • Que he enviado el registro, y por tanto, lo he firmado electrónicamente dando conformidad a todo el proceso.

En un 80% de los casos, el papel puede devolverse al ciudadano sin problema.

4.3¿Cómo tengo que escanear?


Se recomienda escanear en su caso utilizando el botón de escaneado del escáner, o través del Software instalado asociado al mismo, de forma que no se modifiquen los parámetros de resolución y compresión óptimos.

En ORVE estos anexos se incorporarán pulsando en el botón “Seleccionar ficheros” de la sección “Anexos”, localizando el fichero en la carpeta correspondiente.

4.4¿Cuántos documentos puedo adjuntar, y cuál es su tamaño máximo?


Las limitaciones de la aplicación ORVE son las siguientes:

Tamaño máximo por fichero anexo: 10 MB

Número máximo de anexos: 5

Tamaño máximo del conjunto de los 5 anexos: 15MB

4.5Mis documentos superan el tamaño máximo


Se recomienda realizar dos registros, escaneando de forma separada, vinculando el segundo al primero en el campo observaciones, y adjuntando la documentación adicional.

4.6¿Cómo indico en el asiento que acompaña papel, o que por el contrario, lo he podido digitalizar todo?


El campo Documentación física soportes, indica si el registro viene acompañado con documentación física, o si por el contrario, puede tramitarse de forma íntegramente electrónica.

  1. Si el valor de este campo es ‘No acompaña documentación’, es indicativo de que NO acompaña al registro documentación en papel de ningún tipo, y por tanto, el registro puede tramitarse de forma íntegramente electrónica con sus datos y sus anexos



  • Si se actúa como EMISOR del registro, hay que marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada totalmente y devuelta al ciudadano, siguiendo el procedimiento vigente.



  1. Si el valor de este campo es ‘Acompaña documentación física requerida’, es indicativo de que acompaña al registro documentación en papel necesaria para la tramitación.



  • Si se actúa como EMISOR del registro, hay que marcar este valor cuando la documentación no pueda ser escaneada por motivos técnicos, jurídicos o funcionales, de acuerdo a las excepciones establecidas en el procedimiento vigente.




  1. Si el valor de este campo es ‘Acompaña documentación física complementaria’ es indicativo de que acompaña al registro documentación en papel, pero que no es necesaria para la tramitación, ya que ha podido ser digitalizada con total validez. Esta documentación se remite únicamente por motivos de competencia y custodia del papel por parte del organismo destino, y deberá realizarse cuando el destino confirme el asiento registral.



  • Si se actúa como EMISOR del registro, hay que marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada totalmente, pero no aplique la devolución al ciudadano y deba ser remitida al organismo destino.


4.7¿Dónde y cómo envío la documentación física?


En caso de que proceda el envío de documentación física, se deberá:

  • Marcar en el asiento registral el valor correspondiente al campo “Documentación física soportes”

  • Enviar el asiento electrónico a la oficina de registro destino

  • Imprimir el justificante del asiento registral para incluirlo como primera hoja de la documentación física a enviar

  • Enviar la documentación física a la dirección postal que se muestra en ORVE, asociada a la oficina seleccionada como destino.

4.8Mi entidad es la propia interesada, ¿puedo utilizar ORVE?


SI. En el caso de asientos registrales en los que la Entidad actúa como interesado, podrán darse de alta directamente en ORVE como registros de entrada, donde se informará la razón social de la Entidad como interesado, adjuntando toda la documentación necesaria como documentos anexos a dicho asiento registral.

4.9¿Puedo enviar asientos y documentos a otros municipios?


A excepción de los Municipios que están afectados por el artículo 38.4 de la Ley 30/1992 y que por tanto pueden intercambiar con el resto de Administraciones Públicas, el resto de Municipios actualmente no deben remitir solicitudes, escritos y comunicaciones a otros Ayuntamientos, si no cuentan con el oportuno convenio, o adenda correspondiente.

4.10He recibido un registro, ¿qué tengo que hacer?


En el caso de recibir un asiento registral procedente de otra oficina de registro a través de ORVE, se deberá tratar el registro conforme al siguiente procedimiento:

  1. Se deberá comprobar el campo ‘Documentación Física y/o Soportes’ en los datos detallados del registro:




      • Si el valor de este campo es ‘No acompaña documentación física u otros soportes’, el usuario podrá continuar con el flujo de tramitación de la forma habitual.



      • Si el valor de este campo es valor ‘Acompaña Documentación Física (u otros soportes) Requerida’, es indicativo de que la oficina origen ha enviado la documentación en papel.



        • Cualquier operación sobre el registro, confirmación, o reenvío, debe esperar a que llegue físicamente dicha documentación en papel, aunque puede acceder a la información del registro para evaluarla.



      • Si el valor de este campo es ‘Acompaña documentación física complementaria’ es indicativo de que el registro viene acompañado de documentación en papel, pero que no es necesaria para la tramitación.



        • Se podrá continuar con la tramitación sin esperar a que llegue la documentación en papel.

        • La oficina origen enviará la documentación en papel cuando su oficina realice la operación de CONFIRMACIÓN del registro.



  1. Se evaluará el contenido del asiento registral, para comprobar que es competente para su tramitación.



      • En caso negativo, el usuario de la oficina realizará una operación de reenvío a la oficina de registro que estime competente.



      • En caso afirmativo, el usuario de la oficina realizará una operación de confirmación del registro, procediendo a gestionar su contenido conforme a la operativa habitual.


4.11 La longitud del campo es insuficiente


La longitud de los campos que contempla ORVE se ajusta a la norma publicada en BOE como "Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales" y por tanto no puede ser modificada.

4.12 He confirmado un registro por error


La confirmación del registro no es reversible en el sistema ORVE/SIR, de acuerdo al procedimiento vigente.

Recomendamos generar un nuevo asiento registral, informando previamente a la oficina de registro origen, solventando el error e indicando la vinculación con el registro anterior y anexando el justificante de registro original. Los plazos de presentación para el ciudadano responderán a dicho justificante.

4.13 No encuentro el organismo destino


Si el Organismo no se encuentra en el directorio de ORVE, podrá enviarlo a su Organismo Superior competente. En particular, para la Administración General del Estado, siempre dispondrá de todos los Departamentos Ministeriales como posibles destinos.

4.14 Cómo anular un registro


Dispone de la opción “Anular” sólo en los asientos registrales que se encuentren en estado “Pendiente de envío” y que por tanto se consideran borradores y de los que el ciudadano no dispone de justificante de registro.

Estos registros nunca serán intercambiados con la oficina de registro destino y por tanto no llegarán a ser tramitados.

5Sobre la naturaleza de los documentos

5.1¿Cómo diferencio originales de fotocopias? ¿Tengo que compulsar?


Tal y como se indica en el procedimiento, para aquellos documentos que el usuario de la oficina no ha podido cotejar con el original, se hará constar de forma manual, la mención “Fotocopia”, con el sello de la oficina.

El resto de documentos (originales, o cotejados con original) se digitalizarán normalmente, avalando de forma automática el cotejo con la firma electrónica al enviar el registro.

6Mi pregunta no está en la lista


Puede dar de alta una incidencia en https://run.gob.es/ayudaorve



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