Gestión Del Conocimiento y ti En Organizaciones Que Aprenden






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Acción 3: Actualización y modernización de los equipos de redes con énfasis en redes avanzadas como Internet
Estrategia 2: Consolidación de los sistemas de información institucionales..
Acción 1: Definir la hoja de ruta de los sistemas de información para la Universidad del Valle.

Acción 2: Implementar los sistemas de información especificados en la hoja de ruta de sistemas de información para la Universidad del Valle.

Acción 3: Creación de un Centro de Información unificado de la Universidad del Valle que muestre una imagen integral de la Universidad basado en los sistemas de información institucionales.

Acción 4: Crear comités de usuarios de retroalimentación para los servicios basados en TICs.

Acción 5: Definir e implantar un plan de copias de seguridad (backups) para los sistemas de información institucionales.
Estrategia 3: Definición de políticas institucionales en el uso de los recursos informáticos.
Acción 1: Definir e implantar un plan de seguridad informática para la Universidad.

Acción 2: Definir políticas e implantar un proceso para la reutilización de los equipos obsoletos y el reciclaje de los residuos informáticos.

Acción 3: Definir e implementar la política de uso de la red institucional.

Acción 4: Implementar la política de uso de salas de cómputo e informática.

Acción 5: Definir e implementar la política de e-learning de la Universidad.
Estrategia 4: Desarrollo Institucional de la Oficina de Informática y Telecomunicaciones
Acción 1: Completar la planta de cargos de la Oficina de Informática y telecomunicaciones.

Acción 2: Capacitar al personal de la OITEL en las labores propias de su desempeño.

Acción 3: Implantar un sistema de mejoramiento continuo en la atención a los usuarios.
Estrategia 5: Gestión de recursos económicos necesarios para desarrollar el Plan de Informática y Telecomunicaciones de la Universidad.
Acción 1: Garantizar al menos un 30% del presupuesto anual universitario proveniente de la estampilla para plataforma tecnológica (inversiones en sistemas de información, equipos de cómputo, redes y telefonía).

Acción 2: Establecer alianzas para la gestión de recursos a través de proyectos con entidades regionales, nacionales e internacionales.

USO DE TI TRADICIONAL Y TECNOLOGÍAS WEB X.0 PARA LA ACADEMIA

La Universidad del Valle cuenta, con importantes elementos de apoyo logístico a la docencia, la investigación y la extensión. Cabe destacar el esfuerzo significativo en inversión proveniente de recursos de estampilla, adelantado para conectar, por cableado y en red, las sedes de la Universidad, en Cali, labor que coordina la Oficina de Informática y Telecomunicaciones, adscrita a la Rectoría. La Universidad fue pionera en este tipo de tareas y mantiene un nivel aceptable de conectividad.

En cuanto a la implementación de tecnologías web x.0 para la academiaUniValle tiene implementado algunos sistemas de información que se complementan con estas tecnologías, los cuales son:

DATALÍNEA(Sistema Universitario de Datos Académicos en Línea): Sistema Web para los Programas Académicos de la Universidad del Valle que permite a los estudiantes y profesores consultar calificaciones académicas, contenidos de cursos, revisión de carpeta, horarios de clases y demás aspectos de los programas académicos.

SICOP - Sistema de Control de Proyectos de Investigación: Es un sistema que permite el registro de la información de los proyectos de investigación que adelantan las diferentes dependencias y profesores de la Universidad. Permite el registro y control de la información de los proyectos patrocinados por la Universidad y por entidades externas tanto nacionales como internacionales.

SIRA(Sistema de Registro Académico y Admisiones): Este sistema permite manejar la información de los estudiantes desde que se inscriben hasta que se gradúan; realizar los procesos de admisión, gestión de la programación académica, pre matrícula, matrícula, adiciones y cancelaciones, registro de calificaciones; adelantar los procesos para grados, homologaciones y transferencias de los estudiantes; producir diversos informes estadísticos en texto o gráficos sobre los procesos de admisión y registro académico. Es de resaltar que, durante el 2003, los estudiantes se matricularon en línea, tanto en Cali como en las Sedes Regionales, consolidando así la matrícula académica. Los profesores reportaron sus notas, también vía Web, y, por primera vez en muchos años, antes de la matrícula del siguiente semestre, la Universidad contó con el 92% de las notas reportadas. Se puso en marcha el sistema de pre matrícula para estimar con más precisión la demanda de cupos por parte de los estudiantes.

Además de estos sistemas se emplea el uso de las siguientes herramientas:

E-LEARNING:

Moodle, la plataforma virtual de la Universidad del Valle.

La Universidad del Valle a través de la Dirección de Nuevas Tecnologías y Educación Virtual ha comenzado el proceso de prueba e implementación de su campus virtual a partir de la plataforma Open SourceMoodle. A través de esta plataforma los profesores de la universidad podrán desarrollar programas enteramente virtuales y de apoyo a cursos presenciales.

Este nuevo campus cuenta con una gran variedad de herramientas diseñadas desde un modelo constructivista social (permite el intercambio y la colaboración, se pueden hacer en ella gran variedad de actividades cooperativas y de reflexión crítica). Cada una de estas herramientas contiene recomendaciones para su uso dentro de este modelo, haciendo fácil su uso, tanto para profesores como para alumnos.

Telefonía IP: SERVICIO de Videoconferencia

La DINTEV ofrece a la comunidad académica el servicio de videoconferencia para participación en congresos y seminarios, reuniones entre pares, sustentaciones de trabajos de grado, sesiones de grupos de investigación y presentación de conferencistas internacionales entre otras actividades.

Para el servicio de videoconferencia la DINTEV cuenta con dos (2) Cámaras POLYCOM View Station 128, una (1) cámara POLYCOM VSX7000, seis (6) estaciones de trabajo con software POLYCOM PVX, webcam Creative Live Pro y diadema, una (1) unidad de multiconferencia POLYCOM MGC25 y dos (2) computadores portátiles.  Esto nos permite conectarnos con máxima calidad usando protocolo H.323 que funciona sobre IP (protocolo de Internet).  H.323 es el estándar más difundido para realización de videoconferencias de alta calidad

Pero también hemos realizado videoconferencias exitosas usando herramientas diferentes como Skype, DimDim y VzoChat.  Permanentemente estamos probando y apropiando nuevas herramientas que nos permitan brindar un mejor servicio.

CANALES RSS

Open Course Ware

La Universidad del Valle, comprometida con la formación y con la construcción de una sociedad más justa y democrática, pone a su disposición en el  portal OpenCourseWare (OCW) contenidos abiertos que forman parte de sus programas de pregrado y posgrado. Estos materiales, de acuerdo con la Licencia CreativeCommons, pueden ser utilizados y compartidos por estudiantes que quieren ampliar los contenidos de un curso, por  profesores que quieran utilizarlos como material de sus cursos o transformarlos para crear trabajos derivados o  por cualquier persona que quiera ampliar sus conocimientos acerca de un tema.

A través de OpenCourseWare no se ofrecen cursos a distancia sino apoyos a la formación, de manera abierta.

MASHUP

La Universidad del Valle en su página web ( www.univalle.edu.co) cuenta con un conjunto de aplicaciones que interactúan e intercambian información en tiempo real y que brindan acceso a la comunidad universitaria dentro y fuera de los campus universitarios y las sedes regionales de la Universidad.

USO DE TI TRADICIONAL Y TECNOLOGÍAS WEB X.0 PARA LA ADMINISTRACIÓN

El grupo de apoyo administrativo de la Dirección de Nuevas Tecnologías y Educación Virtual se encarga de:

Respaldar la gestión administrativa de la educación virtual, para las modalidades presencial y a distancia y de los diferentes procesos propios de la Dirección de Nuevas Tecnologías y Educación Virtual.

Administrar los recursos financieros que incluyen la elaboración del presupuesto de la Dirección, el control en su ejecución y el recaudo de cartera, garantizando el pago oportuno de los docentes, proveedores y demás servicios que se requieren para el funcionamiento de la Dirección.

Elaborar, ejecutar y controlar los presupuestos de los programas académicos que se ofrecen en la modalidad virtual y a distancia.

Producir informes requeridos en el control interno y externo que demanda el manejo de dineros públicos.

Los sistemas de información implementados para el apoyo administrativo son:

SIRH (Sistema Integrado de Información y Manejo de Recursos Humanos): sistema Web que permite la consulta y procesamiento de información referente a hojas de vida, estructura de la planta de personal, liquidación de prestaciones sociales, liquidación de nómina, aportes a entidades externas, cuotas partes, cesantías, seguridad social, vacaciones, capacitación, evaluación de desempeño, selección y contratación, concursos, embargos, jubilaciones, certificados, préstamos de hojas de vida y consulta para empleados.
SABS (Sistema de Administración de Bienes y Servicios): Sistema Web que permitirá la gestión de los servicios de Mantenimiento, Compras, Inventarios, Administración de Bienes, Correo, Archivo, Seguridad y Vigilancia y Servicios Varios y compartir información con las diferentes Unidades de la Universidad, lo mismo que la modernización de equipos y software que presten servicio en dicha División, lo cual facilitará un desempeño más eficiente de los procesos.
Interfinanzas (Sistema de Manejo Presupuestal Descentralizado y Pago Centralizado): que consiste en un módulo Web para el sistema Finanzas Plus que permitirá la conexión desde las diferentes Unidades Académico-Administrativa para permitir la descentralización del manejo contable. El sistema organizado por módulos, contempla el manejo presupuestal descentralizado y el pago centralizado que se establece para el área administrativa (Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro de Disponibilidad Presupuestal, Ajustes, Generación de Orden de Gasto y Reportes).
SIFORE (Sistema de Cajas Menores y Fondos Renovables): Sistema Web para el manejo de cajas menores, fondos renovables y anticipos que manejan las diferentes dependencias de la Universidad. El sistema permite llevar el registro de egresos realizados, impuestos y el cierre mensual de fondos.
SRC (Sistema radicador de correspondencia): Sistema que permite el registro de la correspondencia que entra y sale de una dependencia de la Universidad. El sistema facilita la radicación de la correspondencia, asignación a los funcionarios de la dependencia y búsquedas del estado de la correspondencia en las distintas dependencias de la Universidad.

OLIB - Sistema de Bibliotecas: Es un sistema Cliente/Servidor que permite el manejo integral de todo el sistema de la biblioteca. El sistema permite efectuar la gestión de catalogación, Control de seriales, Circulación y administración de usuarios, aspectos de mantenimiento, registro de deudas y todos los procesos de búsqueda típicos de un sistema bibliotecario.

Los anteriores sistemas se complementan con las siguientes herramientas de la web x.o:

BUSCADORES:

El sistema de biblioteca cuenta adicionalmente con el sistema de búsqueda basado en una interfaz web (OPAC) que brinda todas las funcionalidades de búsquedas que provee el sistema cliente/servidor.

MENSAJERÍA INSTANTANEA:

La Universidad del Valle cuenta con una red privada de computadoresque solo está disponible para los miembros de la organización y uno de sus enfoque es la mensajería instantánea con el fin de propiciar un ambiente colaborativo entre losdiferentes usuarios involucrados además de unificar el canal de comunicación interno entre losusuarios involucrados, potenciar los flujos de trabajo en equipo y proporcionar una herramienta que facilite lacentralización de la información indispensable de laUniversidad.

COMUNICACIÓN COORPORATIVA:

La Universidad del Valle maneja su sistema de comunicación descentralizadamente, es decir, cada una de las dependencias establece los planes, diseños, formas y medios para la interrelación con el medio externo e interno.Los medios o frentes de acción utilizados para difundir la comunicación con la comunidad difieren de acuerdo con el criterio de cada dependencia y de su intencionalidad al comunicar.

La Universidad cuenta con mecanismos propios por cada dependencia para la elaboración de sus comunicados internos o externos (tipografías, imprentas, duplicadoras, etc.) administrada por cada ente.

La imagen visual de la Universidad (pasacalles, etc.) se establece según la necesidad de cada dependencia.

Esto ha conllevado a que la Universidad no cuente con una imagen motivacional clara que orienta a la comunidad hacia una meta de identificación y empatía con la Institución resaltando sólo aquellas áreas que han orientada su estilo de comunicación.

SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

De la información consultada puedo concluir que en la universidad del valle no hay un sistema de gestión del conocimiento en sí, peor existe una propuesta realizada por un grupo de investigación pertinente a la institución, la cual la daré a conocer a continuación:

Se piensa en el diseño del sistema de gestión de conocimiento para la Universidad del Valle, para apoyar la transferencia, tanto del entorno como hacia la Universidad y viceversa, de los productos resultados de la producción intelectual por parte de los investigadores.

Sistema de Gestión de conocimiento para la Universidad del Valle soportado en las TIC’s

Por: Gladys Rincón B. M.Sc., Luis Andrés Betancourt, María Cristina Cuarán, Francisco J. Peña.

Grupo de investigación en Gestión Tecnológica

La gestión del conocimiento tiene como objetivo la sincronía entre las personas y la información para generar nuevo conocimiento, y esto requiere ciertas condiciones necesarias como una red que enlace la calidad del recurso humano, la capacidad de gestionar información, la habilidad del modelo organizativo para implementar e integrar herramientas, técnicas y métodos apropiados1.

Este conjunto de herramientas, técnicas y métodos apropiados son el sistema de gestión de conocimiento de una organización.

Los sistemas de gestión del conocimiento permite la reutilización de la información almacenada en la organización y su incorporación en los procesos funcionales y operacionales integrando los sistemas de información existentes y permitiendo la durabilidad de la información y el conocimiento.

Por otro lado, un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí para procesar datos e información (incluyendo los procesos) para su difusión interna y externa con el propósito de cumplir el objetivo de generar conocimiento como producto de la investigación científica, tecnológica y la innovación.

Ahora, para la Universidad del Valle, el diagnostico de la gestión de conocimiento identificada dentro de la entidad ha sido limitada a las funciones de transferencia bilateral (Universidad-Entorno) desempeñada por la Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación - OTRI, dejando de un lado algunas pasos del ciclo de creación de conocimiento como por ejemplo, la captación del conocimiento generado la investigación de docentes e investigadores en foros, congresos, seminarios, entre otros.

Dentro de otras limitantes encontradas en la gestión del conocimiento está el desconocimiento de la propia capacidad tecnológica de la misma universidad, lo que podríamos llamarle la ausencia de un diagnostico tecnológico el cual permitiría identificar la capacidad investigativa en término de indicadores de capital intelectual y de indicadores de gestión de conocimiento. Las consecuencias de esta deficiente gestión de conocimiento genera grandes pérdidas de información, desarticulación del conocimiento, de visiones compartidas y redundancia en la captación de información, lo que se denominarían reprocesos para el investigador y para la misma universidad.

Las justificaciones para la creación de este sistema de gestión de conocimiento, además de las mencionadas anteriormente, son muchas. Hoy en día, la mayor riqueza de las instituciones de la sociedad actual está en su información, representada en la gente: su capacitación, su conocimiento, la experiencia y las innovaciones (patentes, modelos de utilidad, secretos industriales, diseños industriales, software y derechos de autor). Para poder gestionar ese conocimiento las instituciones deberían desarrollar una infraestructura de información.

Este sistema de información debe tener la infraestructura necesaria para poder incorporar información externa (resultado de la vigilancia tecnológica y comercial), la información interna (literatura gris) y los resultados del conocimiento y la experiencia (proyectos y sus productos) de los investigadores.

El objetivo entonces de este sistema de gestión de conocimiento estaría en integrar y divulgar lo concerniente a la investigación, desarrollo e innovación, para transferir el conocimiento al interior de la institución como a la comunidad científica de la institución.
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