Informe ejecutivo sistema de control interno
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| SATENA INFORME EJECUTIVO SISTEMA DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2009 SUSCRITO POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE SATENA APROBADO POR LA PRESIDENCIA DE SATENA SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO AVANCES Ambiente de Control SATENA con la participación de la Oficina de Control Interno y Planeación mantienen actualizado el documento Código de Ética y Buen Gobierno; este documento incluye entre otros aspectos las políticas y valores institucionales de la Entidad, documento que ha sido interiorizado y divulgado en formación los viernes de cada semana a todos los funcionarios de la Entidad, en reunión del Sistema de Control Interno y Calidad y en la convención de Agentes Comerciales con la participación de los representantes legales de las agencias comerciales a nivel nacional. La planta de Trabajadores Oficiales de la Entidad la conforma 286 trabajadores según Decreto 2477 de 2005 y una planta de 8 Empleados Públicos, de acuerdo al Decreto 4167 de 2007. La estructura y la filosofía de la organización es plana y global, es decir, los servidores pueden ser trasladados horizontalmente según la necesidades o requisitos de los procesos. La Entidad cuenta con un Manual de Funciones y Requisitos, aprobado por la Presidencia, se tienen establecido procedimientos internos de evaluación de desempeño donde se determina puntaje y criterios de evaluación, acordes a los cargos. Se ejecuta la capacitación y el entrenamiento para el personal de tripulaciones y de mantenimiento. La Entidad tiene documentado los programas de inducción, bienestar y la medición del clima laborar. Se implementa medidas de mejoramiento para elevar la calificación del clima. Los empleados de SATENA se encuentran afiliados y utilizan los servicios de las cajas de compensación familiar, riesgos profesionales, salud y pensión de acuerdo a la normatividad aplicable. Se tienen establecidos niveles de autoridad y responsabilidad del personal, que se reflejan en la estructura orgánica y en el manual de procedimientos y funciones. SATENA está liderada por un Mayor General en comisión de la Fuerza Aérea Colombiana quien ejerce el cargo de Presidente desde 30 de julio de 2009; para ejercicio de sus funciones ha determinado unas políticas y criterios de gerencia establecidas en el Código de Ética y Buen Gobierno que describe las directrices generales para liderar la Entidad en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. El presidente de SATENA en coordinación con la oficina de Control Interno programa la agenda para adelantar reuniones semanales del comité de Coordinación de Control Interno y Calidad, donde se discuten temas relacionados con el comportamiento comercial, operativo, técnico y económico. Direcionamiento Estrategico SATENA, de acuerdo a los lineamientos del Plan de Desarrollo del Ministerio de Defensa y teniendo en cuenta las políticas administrativas consignadas en el Código de Ética y Buen Gobierno articula el cumplimiento de la Misión y Visión consignadas en el Plan de Desarrollo institucional 2006-2010. El plan contiene misión, visión, valores, políticas y objetivos institucionales; la política de calidad y sus objetivos son los mismos estratégicos, incluye además las acciones, metas e indicadores los cuales a través de la herramienta Balanced Scorecard se les realiza continuo seguimiento. El Plan de Desarrollo de Satena es publicado en la web para conocimiento de todos los funcionarios de la empresa, uno de los medios para su difusión ha sido en las reuniones de presidencia donde se sustenta y se analizan el grado de avance de los planes de acción de cada proceso. SATENA de acuerdo a sus funciones, identificó, caracterizó y clasificó sus procesos en tres grupos (estratégicos, misionales y de apoyo) es decir, un enfoque basado en procesos, reflejando la interacción de la operatividad de la empresa, dando origen al Mapa de Procesos. Esta documentación la lideró el área de Gestión Calidad y la oficina de Control Interno con el apoyo de los líderes de proceso los jefes de área y los funcionarios de la entidad. Cada proceso con el acompañamiento de la oficina de Planeación definieron el plan de acción direccionado al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Empresa con iniciativas, metas e indicadores a los cuales a través de la herramienta Balanced Scorecard se les realiza trimestralmente seguimiento. Para el desarrollo y cumplimiento de las funciones de la empresa en cada uno de los procesos la distribución de la planta de personal ha sido acorde a las necesidades de éstos; el proceso misional cuenta con el 76.7% de la planta de personal, para el proceso de apoyo el 17.7% y para el proceso estratégico el 5.6%; cada uno de los procesos está documentado con el manual de funciones y requisitos, especificando el propósito del cargo, las competencias y el perfil del funcionario. Administración de Riesgos Los administradores de los procesos han recibido asesoría y acompañamiento para la elaboración y monitoreo de los mapas de riesgos por parte de la oficia de Control Interno de SATENA; se han diseñado los mapas por proceso y son actualizados de acuerdo a las necesidades. Estos están documentados y reposan en cada dependencia con una copia original en Control Interno. En la formulación e identificación de los riesgos para los procesos de la Entidad, se referenció y se tuvo en cuenta la articulación con las iniciativas, actividades, metas e indicadores del Plan de Acción de cada proceso, para tal fin se diseñaron controles y responsables al interior de los procesos para monitorear los riesgos y llevar estadística sobre avances de los mismos. Al interior de los procesos cada líder evalúa trimestralmente el comportamiento de los mismos, de esta forma se monitorea si las acciones contribuyeron a controlar el riesgo o requieren replantear las estrategias. La oficina de Control Interno semestralmente rinde informe a la Presidencia de la Entidad sobre las opciones de tratamiento implementadas y el avance de los mismos. Esta información está consolidada en una base de datos que administra no solamente los planes de mejoramiento derivados de las auditorias, sino las opciones de tratamiento, indicadores y responsables para controlar y mitigar los riesgos a que están expuestos los procesos. Se coordinaron con los diferentes líderes y funcionarios de los procesos, la socialización e interiorización para la administración de riesgos y demás componentes que conforman el MECI y requisitos de la Norma Técnica de Calidad mediante charlas y talleres. En la Convención de Agentes Comerciales, se sensibilizó a los representantes comerciales en la forma en que cada agencia debía implementar la administración del riesgo en su agencia. La metodología a utilizar tiene que ver con la guía del DAFP y la asesoría y acompañamiento de la oficina de Control Interno de SATENA en sus visitas administrativas y/o auditorias. DIFICULTADES SATENA implementó en sus procesos la metodología MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004; los procesos fueron certificados por COTECNA según la norma ISO 9001 Vs 2008, y NTCGP 1000:20004; la flota ERJ 145 fue certificada ante la Aeronáutica Civil; lo que trajo como consecuencia incrementó en las cargas de trabajo en los diferentes procesos, más cuando la planta de personal está limitada por las políticas del Programa de Renovación de la Administración Pública, PRAP, situación adversa al crecimiento de la Entidad en infraestructura, mercado y horas voladas al contar con mas y nuevos aviones que exige la operación social comercial en el transporte de pasajeros. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN AVANCES Actividades de Control SATENA definió políticas al interior de cada proceso a nivel estratégico y a nivel táctico, las primeras están consignadas en Código de Ética y Buen Gobierno y las segundas en el manual de procedimientos de la entidad; los procedimientos y la documentación que conforma el sistema de gestión de calidad fueron actualizados y son publicados en la intranet de la Entidad. SATENA cuenta con manuales que soportan los procesos de mantenimiento y operaciones de acuerdo con la Aeronáutica Civil, la Fuerza Aérea Colombiana y las casas fabricantes de las aeronaves. Así mismo, se cuenta con el Manual Operacional que contempla el consolidado de los manuales, guías, instructivos y procedimientos del Sistema Integrado MECI, SGC, aplicable a cada proceso. Este reposa en la oficia de Control Interno. Uno de los manuales que forman parte del Manual Operacional es el Manual de Procedimientos y de Funciones. Todos los manuales son actualizados por los funcionarios y jefes según la necesidad y son aprobados por la Presidencia de SATENA y/o el organismo competente. Existen manuales sobre el uso de las aplicaciones en materia informática y Manual de Inventarios. El Manual General de Procedimientos reposa en la Oficina de Control Interno de SATENA; los procedimientos son actualizados en la medida que los proceso lo exijan, en su actualización participan activamente los funcionarios que desarrollan actividades directa o indirectamente con la asesoría y acompañamiento de la oficina de Control Interno y la oficina asesora de Planeación. En el Manual de Procedimientos se establece las actividades o puntos de control con sus responsables. El Mapa de Riesgos, también determina los controles existentes y la acción adelantadas por el responsable de la actividad para minimizar el riesgo. Se tiene identificado los puntos de control de cada proceso. Toda la documentación del sistema integrado MECI y SGC, se encuentra publicada en la web de Satena para su fácil consulta y control de documentos. El modelo estratégico de la Entidad está articulado con la política de Seguridad Democrática. La herramienta adquirida para administrar el plan de desarrollo y los planes de acción corresponde al Balanced Scorecard “BSC”; actividad coordinada por la oficina de planeación. El BSC incluye indicadores que controlan el avance y cumplimiento de las metas allí descritas. Los procesos en las dependencias cuentan con indicadores, se mantienen actualizados y están articulados con el plan operativo o de acción. Los indicadores miden el cumplimiento de las metas previstas en los planes de acción, que consolidados muestran el grado de avance de los objetivos corporativos. Se hace evaluación mensual y trimestral del cumplimiento. Los resultados son comparados con el presupuesto y revaluados en reunión de Presidencia o del comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. SATENA tiene documentado el Manual Operacional que relaciona y describe el alcance de cada uno de los manuales que tiene la Entidad para mejorar la administración y control de los procesos. Información SATENA tiene centralizado en el Área Gestión Documental la administración de la documentación que llega de los Entes Externos; ésta dependencia mediante libros radicadores distribuye organizadamente la información en las áreas internas de la empresa. Igualmente la Entidad por este medio recepciona necesidades o requerimientos de la comunidad y partes interesadas en cuanto a apertura de rutas, cambios de itinerarios, necesidades de otros mercados y en general regulaciones y normatividad relacionadas para cumplir con el Objeto social de la Entidad. En general SATENA recepciona y atiende las necesidades y exigencias del Gobierno Central a través del Ministerio de Defensa Nacional, Aeronáutica Civil, DAFP, la Contraloría, la Contaduría, DNP, Ministerio de Hacienda y requerimientos de Auditorias por parte de empresas privadas. La Entidad cuenta con una oficina de Atención al Usuario que centraliza las quejas, reclamos y sugerencias derivadas de la prestación del servicio, quien se encarga de dar respuesta oportuna de acuerdo a normatividad de la Aerocivil y políticas internas del servicio de la aerolínea. Los procesos de la Entidad en cabeza de los líderes de los procesos y jefes de área transforman y procesan la información para el cumplimiento de sus funciones y de procedimientos establecidos en la operación y administración de la Entidad. En este ejercicio se encuentran algunos documentos como: Los informes de Auditoria Interna, Itinerarios, Tarifas, Ordenes de Vuelo, Registros de Vuelos, Estadísticas Comerciales y Operativas, Manuales, Instructivos, Políticas, Resoluciones, Boletines, Actas, Planes, Programas, Información Financiera, Técnica y Comercial, Mapas de Riesgos, Mapa de Procesos, Circulares Promocionales, Procedimentales y en general la documentación que conforma el Sistema Integrado MECI, SGC. Dentro de los medios del Sistema de Información la Entidad cuenta con sus diferentes medios tecnológicos hardware y software que automatizan e interactúan los procesos al interior y exterior de la Entidad, como son: Página web, carteleras, memorandos, reuniones que tratan diversos tópicos, intranet, sistema de telefonía fija y móvil, que articula la operación aérea y administrativa a nivel nacional. La red LAD que administran los usuarios, tiene conectado su sistema de reserva en más de 40 ciudades con las agencias comerciales a nivel nacional. Se cuenta con un aplicativo Multisys, que administra el proceso Administrativo Financiero, Icarus Plus que administra el proceso Logístico de la Dirección Técnica, aplicaciones en Fox que administra la estadística de la Dirección Operaciones y el Canopus que administra el proceso Comercial, aplicativo que se actualiza para conformar el Sistema de Información Gerencial Integrado. Como aspecto adicional y de acuerdo con las políticas de Gobierno en Línea y Directiva Presidencial 002, SATENA en su página web, presenta información relacionada con la Entidad, Información General, Normatividad, Trámites y Servicios, Contratación, Itinerarios y Tarifas, Nuestros Destinos, Puntos de Atención, Promociones y Galería de Fotos. La página se actualiza con la información contractual, los aspectos del SICE y en general con la información que tiene que ver con: plan de acción, indicadores, informe de gestión, presupuesto, resultado financiero, plan de compras, planes de mejoramiento de la Contraloría y rendición de cuentas. Esto permite que los grupos de interés externos, consulten en forma general los resultados y gestión de la Entidad. Comunicación pública El presidente de SATENA y los líderes de los procesos consolidan las directrices emanadas de la Presidencia de la República y proyectan un plan de desarrollo el cual se da a conocer a los funcionarios, junto con sus estrategias, políticas y objetivos; así mismo, se exponen los programas y proyectos que requiere la Entidad para competir en el sector y cumplir con la misión y visión encomendada por el Gobierno Nacional. Los líderes de los procesos y el Presidente de SATENA consolidan los resultados en cumplimiento de las directrices emanadas por la Presidencia de la República, y en la ejecución del plan de desarrollo atendiendo las estrategias suscritas en los programas y proyectos definidos por la Entidad para competir en el sector y cumplir con la misión y visión encomendada por el Gobierno Nacional. Este proceso de comunicación pública se realiza a través de memorandos, reuniones, publicaciones en web, revistas, ejecución de audiencias públicas, boletines e informes de gestión entre otros, con la participación de lideres de proceso jefes de área y agentes comerciales de SATENA. Atendiendo los requisitos de la Norma Técnica de Calidad la Presidencia de SATENA coordina la reunión de revisión por la alta dirección apoyada en las oficinas de Control Interno y Gestión Calidad donde se revisó integralmente los procesos de la Entidad en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. Igualmente todos los viernes se lleva a cabo la reunión de producto no conforme donde se exponen y analizan debilidades en los procesos de prestación del servicio. Se tiene establecido dentro de la estructura orgánica el área de Atención al Usuario, ésta cuenta con las líneas Nos 018000912034 y 423 85 30 ext 2099 para el servicio de la comunidad; en la página web existe un link que recepciona inquietudes o requerimientos del servicio prestado. Además se tienen urnas de sugerencias y reclamos en el Aeropuerto y Bodega de Carga en Bogotá, puntos de venta y demás Agencias Comerciales a nivel nacional. Así mismo, los trámites y servicios publicados en la web están a disposición de los ciudadanos para su consulta. Se realizan audiencias públicas dos veces al año según procedimiento interno y normatividad vigente con la representación de los agentes comerciales a nivel nacional. DIFICULTADES La efectividad de los medios utilizados para dar a conocer la información no solo a los funcionarios de la Entidad sino a los agentes comerciales a nivel nacional puede mejorar en la medida que la infraestructura de las regiones lo permitan. Los costos asociados a la puesta en marcha de nuevas tecnologías para los sistemas de información y comunicaciones son onerosos, lo que dificulta mejorar los procesos tecnológicamente. Las tareas sobre Gobierno en Línea se vieron afectadas por el incumplimiento del proveedor. El área de Archivo y Correspondencia, debe adecuarse y sistematizarse acorde con los estándares del Archivo General de la Nación. Satena requiere consolidar el sistema de información gerencial integrado, una vez se logre sistematizar los aplicativos existentes. SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN AVANCES Autoevaluación Los directivos con su personal realizan evaluación de sus procesos y existen registros de los mecanismos de mejora. En reuniones de Comité del Sistema de Control Interno, se evalúa los controles a los procesos, para luego asesorar al Presidente de SATENA en la toma de decisiones. De estas reuniones se suscriben actas con compromisos que tienden al mejoramiento continuo en los procesos. Los planes de acción de los procesos son evaluados con indicadores que manejan las diferentes dependencias en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. Se ha definido la periodicidad y la unidad de medida para medir el grado de cumplimiento. De acuerdo con la normatividad, se realiza autoevaluación del Sistema de Control Interno. La oficina de Control Interno asesora a los servidores y promueve la cultura de autoevaluación y autocontrol mediante boletines, charlas y talleres que se adelanta con los funcionarios de la Entidad y con personal de las agencias comerciales a nivel nacional. En el año se reúnen dos veces a los agentes comerciales de la Entidad, para evaluar la gestión comercial y la tendencia del sector. Semanalmente los viernes, la Presidencia de SATENA coordina la reunión del producto no conforme, donde se analiza la causa raíz de las no conformidades y quejas a nivel nacional en la prestación del servicio. De esta reunión se desprenden medidas de mejoramiento, revisión de los controles y ajustes de los procedimientos; los resultados quedan registrados en actas. La Presidencia de SATENA, dando cumplimiento a la Norma Técnica de Calidad, coordinó la reunión de revisión por la alta dirección con el apoyo de las oficinas Gestión Calidad y Control Interno, allí se evaluó de manera integral el comportamiento de los procesos en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. En esta reunión participaron todos los jefes de Dirección, jefes de Área y Coordinadores de Grupo. Evaluación Independiente Dentro de los roles de la oficina de Control Interno se encuentra la evaluación independiente, en este sentido y de acuerdo con el plan y programa de auditoría, se ejecutó la auditoría interna de calidad a los nueve procesos de SATENA con el apoyo del personal de auditores de la oficina, el grupo de auditores de SATENA formados por Cotecna y la asesoría del Profesional Arturo Martínez. Al respecto la oficina de Control Interno consolidó las observaciones y no conformidades generadas en las auditorias practicadas, así mismo, se asesoró y se acompañó en la formulación de los planes de mejoramiento y acciones correctivas para subsanar las no conformidades: Este proceso se facilito al implementar un aplicativo o software que administra la base de datos de todo el proceso de planeación, ejecución y control de las auditorias y los planes de mejoramiento y/o acciones correctivas derivados de las auditorias de Calidad y de MECI. A SATENA la auditan en el año varias organizaciones del sector privado, de este proceso se derivan observaciones y no conformidades, aspectos que son centralizados en el aplicativo o software para este fin. La oficina de Control Interno monitorea y verifica la implementación de las acciones de mejoramiento implementadas por los líderes de los procesos para subsanar las no conformidades. La oficina de Control Interno presenta informes a la Presidencia de SATENA y a los jefes en general sobre las auditorias practicadas a los procesos de la Entidad bien sea de MECI o de Calidad. Los informes incluyen recomendaciones para implementar medidas de mejoramiento y eliminar las causas a las debilidades encontradas. La oficina de Control Interno coordina el diligenciamiento de encuestas con los líderes de los procesos y jefes en general sobre el grado de implementación del Modelo Estándar de Control Interno y la implementación del Sistema de Gestión de Calidad con la metodología y cuestionario del DAFP. SATENA dentro de su estructura cuenta con un Departamento de Calidad Mantenimiento éste cumple funciones de control al mantenimiento de las aeronaves y cuenta con diez inspectores que avalan los trabajos de mantenimiento a las aeronaves; de éste departamento se desprenden áreas de Aseguramiento Técnico y de Calidad Mantenimiento. La calificación para el fenecimiento de la cuenta vigencias 2008, según informe de la Contraloría, alcanzó una calificación en el cuadrante D21, opinión limpia con observaciones. En proceso la evaluación de la vigencia 2009. Planes de Mejoramiento SATENA tiene suscrito un Plan de Mejoramiento derivado de las observaciones de la Contraloría General de la República en su visita anual que realiza para evaluar la cuenta fiscal. Al interior de los procesos se formulan planes de mejoramiento derivados de las observaciones y debilidades que se presentan y/o por las observaciones que la oficina de Control Interno de SATENA formula. Se consolidan informes de las quejas de los usuarios, se tienen acciones de mejoramiento que son presentadas a la Presidencia de SATENA. Existe la evaluación de desempeño de los funcionarios de la Entidad, esta es aplicada dos veces al año una vez se concerté los objetivos a desarrollar, el área de Gestión Humana es el encargado de coordinar y consolidar estas evaluaciones. DIFICULTADES Dada la especialidad y complejidad de los procesos y la ubicación de las agencias comerciales a nivel nacional, no se tiene la cobertura del 100% en las auditorias a las agencias en sitios apartados por limitantes en el tiempo, orden público y número de personas asignadas a la oficina. Frente a la evaluación de desempeño se requiere documentar la forma de formular los planes de mejoramiento individual para que minimice los riesgos sobre calificaciones con niveles bajos. Altas cargas de trabajo al interior de los procesos distraen el ejercicio de autogestión, y el hecho de no disponer del personal suficiente y entrenado en este ejercicio para promover nuevas metodologías de trabajo como cuadros de mando “BSC”, procesos de certificación, administración de riesgos entre otros aspectos.
II DEBILIDADES Y/O ASPECTOS POR MEJORAR PROCESO ESTRATEGIAS GERENCIALES
PROCESO DE PLANEACION
PROCESO CONTROL INTERNO
PROCESO COMERCIAL
PROCESO TECNICO
PROCESO OPERACIONES
PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
PROCESO SEGURIDAD El departamento de Seguridad deberá adelantar estudios en las agencias comerciales para mejorar la seguridad aeroportuaria tanto para los equipajes de mano y la carga transportada. TODOS LOS PROCESOS
Doris Guzmán Pinzón Jefe Oficina de Control Interno |
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