El centro de la pta son sus programas. No hay una declaración más positiva de porque usted hace todo lo que hace por su pta o su ptsa que los programas que






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El centro de la PTA son sus programas. No hay una declaración más positiva de porque usted hace todo lo que hace por su PTA o su PTSA que los programas que fortalecen los lazos entre los padres y la comunidad escolar. Sin importar todo lo que se esfuerce haciendo por su escuela, sus programas serán recordados como “Lo que hizo la PTA este año.”
Los programas pueden tomar muchas formas y servir varios propósitos. Pueden ser eventos anuales como un día de campo para empezar el año escolar, o podrían ser proyectos continuos como ayudar en el salón de clases o en la biblioteca. Hay un sin fin de posibilidades, estos 101 programas sólo son ideas para ayudarlo a empezar. Adáptelos según las necesidades de su escuela y los talentos de los padres.
Un programa exitoso es más que una gran idea. Por eso, también hemos incluido lo básico que ocurre detrás de las escenas, unas instrucciones para principiantes, y los Programas 101 que dicen así:




Escoja un programa – Vea abajo
¡Es una cita! Coordine con la escuela y la comunidad para escoger la fecha y la hora, y aprenda a reservar las instalaciones de la escuela.



Invitaciones ingeniosas: Hágalo que valga la pena – especialmente para las familias que trabajan. Tenemos unas ideas que lo facilitaran.

Llene la casa: Marketing es crucial - anuncie su mensaje una y otra vez para que lo vean y lo recuerden.
Déjese llevar por la corriente: Planeé todo el evento y los invitados para que todo salga bien. Recuerde puede ser desagradable cuando hay demasiadas personas en un evento.




Haga buen uso de los fondos: Ya sea comprando materiales para el gran día o colectando las entradas, las actividades casi siempre conciernen dinero. Aprenda de los errores de la PTA y mantenga sus finanzas organizadas y seguras.


Evaluaciones y notas de agradecimiento: Ideas que muestren su apreciación producen realimentación valiosa y hacen el próximo evento aún mejor.

¿Cuál es la gran idea? Los 101 programas que le prometimos están al final. Grandes ideas e inspiraciones son la primera cosa que necesita - pero conociendo la naturaleza humana, lo pusimos después de todas las otras cosas para que tan siquiera examine ligeramente lo demás.


¡Escojan un programa juntos!


Claro, tenemos 101 ideas (al final), pero son sólo el principio. Puede extender, modificar y adaptar sus programas para atender las necesidades de su escuela lo más que su creatividad, tiempo, el talento de sus voluntarios y su cobertura de seguro le permita.
Necesidades de su escuela: Estas no son decisiones que debe tomar una sola persona. Directores, padres, y maestros, cada uno de ellos tienen fuertes opiniones al respecto. Estas son algunas maneras de obtener consejos:

  1. Solicite voluntarios – si nadie está dispuesto a trabajar por algo, tal vez no sea tan importante para ellos. Una forma de averiguarlo es haciendo una encuesta rápida y honesta, con los padres.

  2. Consiga un grupo para planear con varios puntos de vista - el director, maestros, la secretaria de la escuela, padres de diferentes culturas e idiomas, y estudiantes de diferentes grados. No siempre es fácil con tantas opiniones, pero grandes ideas saldrán al cabo. Recuerda, si todos están de acuerdo contigo, ¡no le estás preguntando a las personas indicadas¡


Duración y talento de tus ayudantes: Muchos padres trabajan y sólo pueden asistir a reuniones por la tarde. A la misma vez, las reuniones por la tarde pueden no contar con la asistencia de los padres caseros, los que tienen niños en programas de deportes por las tardes, y padres que trabajan por las noches. Las juntas de comité necesitan ser adaptadas a las personas que forman parte del comité – aunque esto signifique tener las juntas en el parque de béisbol o por correo electrónico. No se preocupe por no hacer las cosas “como siempre se han hecho.” Haga lo que sirva para involucrar al mayor número de personas.
Cobertura de seguro: La PTA provee tres tipos de cobertura de seguro por mucho menos que los demás. ¿Cómo lo hacen?

 Primero, tienen un gran poder de contrato y buscan en los lugares indicados.

 Segundo, tienen procedimientos financieros que inspeccionan más de una vez.

 Tercero, no cubren lo más riesgoso.

¿Quieren tener cerveza cuando asen carne? Esto no está en la póliza. Hay miles de cosas que están cubiertas, incluyendo carnavales escolares, caminatas, básicamente lo que está enlistado en las secciones verdes (es permitido) y en las amarillas (deberá tomar precaución) del libro de seguros que le llega a cada unidad cada diciembre. Pero, también hay una sección roja (PARE-¡la póliza no lo cubre!), la cual incluye eventos con alcohol. Recuerde existe una página del Internet y un número de teléfono para llamar si tiene preguntas.

Nuestros tres seguros son:

  1. Cobertura de responsabilidad - Su PTA está cubierta por una póliza de responsabilidad de la PTA del estado de California. La póliza cubre hasta un millón de dólares. La documentación de prueba, si su distrito escolar o facilidad le pregunta por él, está en el libro de seguro. Si la necesita y no la puede encontrar, pídale ayuda al Octavo Distrito.

  2. Cobertura de directores y dignatarios - Esto protege a los dignatarios de la PTA en caso de que llegaran a perder sus pertenencias personales o en el evento de que la PTA sea demandada. ¿Creé que no ha pasado? ¡Piénselo otra vez!

  3. Seguro de bonos para ayudantes - Es triste decirlo, pero los robos ocurren. Tratamos de alejar la tentación con procedimientos de varias inspecciones, pero si el dinero desaparece, llame al Octavo Distrito inmediatamente y lo guiaremos en el procedimiento para documentar las perdidas de la PTA. Nuestra póliza cubre hasta $15,000.


¡Es una cita!


No es posible encontrar el día y el horario perfecto para todos, pero puede evitar errores y disgustos entre el personal de la escuela si planea más allá del típico calendario anual. Por lo general, las escuelas tienen un calendario maestro y un calendario de las facilidades que tiene las fechas aseguradas con varios meses de anticipación. El tiempo para apartar los eventos del próximo año es durante mayo o junio del año vigente. Eso no significa que tiene que tener todos los detalles planeados, sólo necesita tener una idea general del horario y del espacio que necesitara para el evento que tiene en mente. Si acaso ya empezó el año escolar, empiece ahora y sea flexible al planear.

  • Escoja una fecha:

    • Revise sus reglamentos para los meses que necesite tener juntas con todos los miembros de la asociación y planeé eventos para esos meses. Puede variar el calendario de eventos dando por lo menos un aviso de 30 días de antemano.

    • Revise un calendario normal para no planear un evento durante días religiosos o días festivos.

    • Revise el calendario maestro para evitar conflictos con el calendario de la escuela (sea especialmente sensible a periodos de exámenes), y consulte con su director.

    • Revise el calendario de las facilidades para asegurarse de que los edificios que necesita estarán disponibles y de que no haya otros eventos que podrían disminuir la asistencia y el cupo de estacionamiento necesario.

    • Revise el calendario de eventos de la ciudad y pregunte si habrá partidos importantes, feria de la ciudad, o colectivas de fondos de alguna asociación no lucrativa los cuales podrían competir con su evento – recuerde no puede evitar todo, pero trate de evitar los grandes eventos.

      • Firme el formulario para usar las facilidades: Cada distrito escolar tiene un formulario diferente. Si usted ha estado planeando eventos y jamás ha visto una de estas formas, su director seguramente las está firmando por usted. Casi siempre anuncia una gran cantidad de depósitos o cuotas - las cuales usualmente son desistidas para la PTA.

    • Si el director de las facilidades requiere ver prueba de seguro de responsabilidad, está en una de las páginas de su libro del seguro.

    • Indique, si sabe que necesitará un jarrón de café, receptores de basura adicionales, micrófono, proyector, el número de sillas que necesitará y el esquema de las mesas - acuérdese de pedir mesas adicionales para las mesas de recepción, bienvenida y registro, y otra para los refrescos. También anote cualquier equipo de traducción que esté disponible.

    • Recuerde- ¡necesitarán los baños!

    • A menudo el conserje tendrá que ser pagado por trabajar horas extras. Aclare quién pagara este cargo adicional, la escuela o el distrito escolar. Si la PTA tiene que pagar, tal vez podrá negociar el número de horas adicionales que necesite el conserje.

Nota: El presidente es la única persona autorizada para firmar un contrato a nombre de la PTA.
Invitaciones ingeniosas


Hay un sin número de exigencias en las tardes y fines de semana de una familia, aquí hay unas sugerencias que pueden hacer que su evento sea un suceso y que sea el preferido.

1. Hágalo pertinente a más familias - otras familias. Platique con sus maestros y director para ver lo que ellos ven como las necesidades de los padres y de las familias. Los miembros del directivo ya asisten a los eventos escolares, así que ellos no son las personas a las que les debería preguntar acerca de que atraería más gente.

2. Hágalo divertido. Aunque los padres deberían de asistir a las discusiones por las tardes sobre como curar los piojos, al menos que haya habido un brote lo más probable es que sólo los más dedicados asistirán. Pero si la información fuese dada casualmente en un programa de niños puesto por un salón de belleza con una estación de trencitas, imagínese cuantos padres escucharían.

3. Hágalo significativo. Ninguno de nosotros tenemos tiempo - hacemos el tiempo para las cosas que nos importan a nosotros.

  • Funciones de estudiantes – Esta es una gran manera de atraer a padres, pero prográmelo para después de la junta de negocios - la cual tendrá que ser CORTA y agradable o de lo contrario vera a su audiencia escaparse. Si tiene juntas escolares cada mes ponga una lista de voluntarios por las cajas de correo de los maestros para las clases que tienen algo que presentar.

  • Premios para estudiantes – Muchas escuelas tienen premios para los estudiantes cada mes. Podría haber una segunda presentación en la tarde con los padres presentes para que estos les aplaudan y los apoyen. Su director podría entregar los reconocimientos y posar para una foto digital o instantánea la cual se podría llevar a casa esa misma noche para mostrársela a los abuelos.

  • Un panel de discusión o una junta informativa con preguntas. Esto es un servicio a la escuela, porque le da al director la oportunidad de explicar los cambios que se necesitan, y le da a los padres la oportunidad para hacer preguntas y dar su opinión al respecto.

4. Hágalo fácil. Estas son unas estrategias para sobrepasar las dificultades que ocurren al tratar de incorporar un evento durante las tardes escolares en medio del horario normal:

  • Comida barata – Para los padres que trabajan, especialmente los que manejan lejos, esto es esencial. Cuando los padres están en apuros por regresar a casa y hacer de comer antes de regresar a la escuela el ambiente de familia relajado se estropea, lo cual es lo que casi todos los programas tratan de lograr. Si la cena ya está ahí, deja el tiempo suficiente para hacer la tarea y no hay que preocuparse por lavar los trastes sucios - es un incentivo para asistir. Aquí hay algunos consejos para hacerlo posible:

  • La seguridad primero: La manera más fácil de seguir los reglamentos de su distrito escolar concerniendo la comida es recordar dos cosas: No la cocine, y no la maneje. Use guantes desechables y toallas de papel, y mantenga una botella con jabón y agua cerca para limpiar cualquier caída de comida. Si alguna comida es perecedera, empáquela en hielo - por ejemplo, ponga las salsas y la mayonesa en un tazón con hielo si van a estar fuera.

  • Las tiendas que venden a mayoreo no sólo son geniales para comprar mucho de un producto a un precio barato, sino que varias veces dan descuentos o inclusive lo donan. Asegúrese de preguntarle al gerente de la tienda. El estuche de herramientas de la PTA tiene una carta para donaciones la cual usted deberá llenar y dársela al gerente de la tienda para sus impuestos.

  • Ordenar pizza es genial. Trate de llegar a un acuerdo con el gerente de la pizzería para que le den prioridad a sus llamadas para reaprovisionar y para que lleven una cuenta la cual se pueda pagar después de la función.

  • Ollas eléctricas: Puede calentar salchichas en una olla eléctrica con agua o salsa de BBQ. También podría calentar queso para nachos y servirlo sobre papas horneadas o tostaditas de maíz.

  • Ase hamburguesas o hot-dogs y sírvalos con papas fritas.

  • Bebidas: Algunas cadenas de comida rápida pueden donar dispensadores grandes y donar los refrescos y vasos desechables. Cuando esté comprando refrescos de lata, recuerde de comprar unos refrescos de dieta y sin cafeína, y agua. Recuerde, nada de bebidas alcohólicas.

  • Para una línea que se mueva rápido, mantenga las decisiones y cambios a lo mínimo (use boletos o ponga los precios en incrementos de $1 lo más que se pueda).

5. Hágalo rápido. Mantenga un ojo en el reloj - No importa que tan importante o ardiente esté la discusión, los padres tienen que regresar a casa, y los niños tienen que dormir. Sea firme pero amistoso para mantener las juntas de la PTA marchando y mande los detalles de las discusiones a las juntas del comité (grupos pequeños). Cuando una junta se tarda, la asistencia de la próxima junta bajará bastantemente.

  • Fije el tono de la discusión. Muchas veces las discusiones se traban en los detalles. Cuando tiene un grupo de gente grande, todos tienen una opinión - que bueno para ellos, pero eso pertenece en las juntas del comité. En la PTA, el directivo recomienda y los miembros deciden - piense en sus juntas de asociación como una visita con el presidente de la compañía: Venga preparado y respete su tiempo. Hay tres niveles de juntas:

  • Juntas de asociación: Estas son las juntas grandes, a las cuales por reglamento asisten todos. Hay por lo menos tres: 1) Para pasar el presupuesto y aprobar actividades y colectivas de fondos, 2) para elegir un comité de nombramiento, y 3) para elegir el directivo del próximo año.
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